CCAS de Valence - Assistant Administratif et accueil - EHPAD (h/f)

Ville de Valence; Valence; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Une municipalité en France recherche un agent administratif pour assurer la gestion des résidents et l'accueil au sein de l'établissement. Ce poste à temps complet nécessite un baccalauréat et des compétences en gestion administrative, accueil physique et téléphonique. Vous participerez également à la vie sociale de l'établissement tout en ayant des interactions fréquentes avec le public et les personnes âgées.

Prestations

Prime annuelle

Participation aux frais de transport

Couverture mutuelle

Qualifications

• Bonne connaissance de l'environnement du poste et des interlocuteurs.
• Techniques liées à l'accueil et à la gestion administrative.
• Compétences en rédaction et en dactylographie.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique des résidents.
• Gestion administrative des résidents.
• Préparation des dossiers médicaux et suivi administratif.

Connaissances

Accueil physique

Gestion administrative

Techniques informatiques

Écriture abrégée

Formation

Baccalauréat général ou professionnel

Outils

Word

Excel

Powerpoint

Description du poste

Description de l\'entreprise

Le centre communal d\'action sociale (CCAS) est l\'institution de l\'action sociale locale par excellence. Il anime une action générale de prévention et de développement social dans la commune, en liaison étroite avec les institutions publiques et privées. Etablissement autonome, gestionnaire d\'un service de repas à domicile, d\'un pôle animation et vie sociale, d\'un pôle Solidarités, d\'une épicerie solidaire, il emploie environ 120 agents au service et à proximité des Valentinois. Il dispose d\'un accueil unique qui informe et oriente les usagers dans tous les domaines touchant au social et aux personnes âgées.

Poste

Sous la responsabilité du responsable d’établissement, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement de la résidence. Interface entre les résidents, les familles, les équipes et les partenaires, vous participez pleinement à la vie de l\'établissement, à travers des missions administratives, d’accueil téléphonique, et plus largement, d’accompagnement des bénéficiaires et de leurs proches.

Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes.

Activités communes à l\'EHPAD et à l\'Accueil de jour

• Accueil téléphonique et physique, et orientation des demandes des interlocuteurs
• Intervention en remplacement ponctuel au niveau de l’accueil général de la Cité des Ainés
• Gestion administrative de l\'entrée à la sortie du résident (préparation du contrat d\'hébergement, préparation du dossier administratif et suivi, préparation des dossiers médicaux pour le médecin...)
• Réception, distribution et gestion des envois du courrier de l’établissement et distribution du courrier des résidents
• Réalisation, mise en forme, diffusion et classement des comptes-rendus et courriers
• Gestion des tâches administratives dans le cadre de la démarche qualité de l’établissement (mise en forme, enregistrement, diffusion des documents qualité ; enregistrement des réclamations, accusés de réception, etc.)
• Planification des rendez-vous pour le service et pour les résidents
• Préparation administrative et logistique de réunions
• Gestion des commandes de fournitures et suivi des stocks
• Suivi des effectifs repas sur la résidence, et gestion des commandes correspondantes avec la cuisine
• Peut être amené à assurer les demandes de remplacement et de mise à jour des plannings du personnel de la résidence
• Programme des visites d’admission en lien avec la commission d’admission, et peut être amené à faire visiter l’établissement
• Propose des évolutions dans l’organisation des missions et dans la recherche de nouvelles procédures de gestion des dossiers
• Fait le lien avec la comptable de l’établissement pour la bonne facturation des prestations
• Participation à la vie sociale de l’établissement

Activités spécifiques à l\'EHPAD

• Participe à l’élaboration au projet personnalisé
• Aide à la préparation des dossiers de demande d’A.P.L., et complète la partie réservée à l’établissement
• Gère les dossiers relatifs à la sortie des résidents (notaire, attestations, clôture des dossiers administratif, etc.)
• Assure le suivi de la liste d’attente en relation avec la commission d’admission
• Prépare les éléments pour la facturation des repas
• Participe à l’organisation des évènements au sein de l’EHPAD (Conseil de Vie Sociale, invitations, plan de table, etc…)

Activités spécifiques à l’Accueil de jour

• Gère le planning de présence des patients
• Suit les besoins et les demandes de transports pour les usagers
• Réalise la fiche de liaison et s\’assure de la bonne transmission des informations entre l’Accueil de Jour, le bénéficiaire et sa famille
• Participe à la réunion hebdomadaire du service et en élabore le compte-rendu
• Suivi des dossiers en rapport à la sortie des patients

Profil

• Baccalauréat général ou professionnel
• Connaissance de l’environnement du poste : les services internes au CCAS ainsi que les différents interlocuteurs
• Techniques liées à l’accueil physique et téléphonique
• Techniques liées à la gestion administrative : prise de rendez-vous, classement, archivage…
• Techniques liées au secrétariat : dactylographie, écriture abrégée, prise de note, rédaction de comptes-rendus, mailing…
• Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
• Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques, (Word, Excel, Powerpoint,...)

Autres informations

• Conditions D’exercice
• Poste à temps complet
• Poste ouvert aux fonctionnaires, à défaut CDD d\'un an renouvelable, cadre d\'emploi des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C)
• Contact avec le public et avec des personnes âgées parfois désorientées
• Poste de travail au sein de l’EHPAD
• Régisseur des biens des hébergés le cas échéant
• Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + prime annuelle
• Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration
• Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance

Plus De Renseignements Auprès De

• Meziane DRUELLE, gestionnaire ressources humaines, 04 75 79 21 59
• Célia CHATELARD, Conseillère en recrutement et mobilité, 04 75 81 30 43

Motivé(e) par cet emploi? Merci d\'envoyer votre candidature (CV + lettre) avant le 24 octobre 2025.