Assitant(e) des activités H / F

UFCV; Clermont-Ferrand; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de formation professionnelle recherchée un(e) gestionnaire administratif(ve) à Clermont-Ferrand. Vous aurez la responsabilité de suivre les activités de formation, d'accueillir les usagers, de traiter les demandes et de gérer les relations avec les financeurs. Un Bac en gestion administrative est exigé, avec une expérience minimum d'un an. Des compétences en Excel et une bonne organisation sont essentielles. Ce poste offre l'opportunité de contribuer à un environnement dynamique et orienté vers le service.

Qualifications

• A minimum of 1 year in an administrative management position is required.
• Knowledge of the associative and socio-educational sectors is a plus.
• Experience in professional training is advantageous.

Responsabilités

• Manage administrative follow-ups for professional training.
• Welcome and guide clients about services and activities.
• Process invoices and client follow-ups.

Connaissances

Aisance dans le traitement des chiffres

Bonne pratique d’Excel

Aisance téléphonique

Bonne organisation

Aisance relationnelle

Autonomie

Prise d'initiative

Travail en équipe

Adaptabilité

Formation

Bac à Bac type gestion administrative

Description du poste

Le poste

Date d'entrée souhaitée : 1er septembre 2025

Date de fin de contrat : 31 décembre 2025

Vous aurez pour mission d’assurer le suivi administratif nécessaire à l’activité Formation professionnelle, en lien direct avec la responsable d’activité. Il s'agit de :

• fluidifier la réponse aux appels téléphoniques et demandes des usagers ;
• participer au traitement du suivi administratif des actions de formation professionnelle ;
• assurer l'administration des activités mises en place par l'UFCV, pour les usagers, les financeurs et l'organisation interne.

Missions en relation avec les usagers et partenaires

Accueil physique et téléphonique

Traitement des boîtes mail dédiées

Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscription

Traiter les demandes de devis

Assurer la relation avec les usagers, les financeurs

Administration des activités

Saisie des catalogues de formation sur les logiciels internes et externes

Traiter les demandes de devis, aide à la constitution des dossiers de demande de financement, assurer la liaison avec les financeurs

Traitement complet des inscriptions dans les logiciels (internes et / ou externes) ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; convocation; préparation des documents, des départs ; confirmations clients ; relances clients, etc.); aide à la constitution, saisie des dossiers de rémunération des stagiaires

Traitement de l’assiduité des stagiaires sur les différents logiciels internes et externes

Traitement de la facturation, relances clients, encaissement de la trésorerie associée selon les procédures établies

Suivi des réalisations des stagiaires

Participer à l’élaboration des bilans d’action

Assurer diverses tâches de secrétariat

Profil recherché

• Ø FORMATION : Bac à Bac type gestion administrative
• Ø COMPETENCES : Aisance dans le traitement des chiffres, bonne pratique d’Excel, aisance téléphonique, bonne organisation et rigueur. Aisance relationnelle, autonomie et prise d'initiative seront appréciées. Travail en équipe et adaptabilité seront de mise
• Ø EXPERIENCE : au moins 1 an dans un poste de gestion administrative. La connaissance du secteur associatif et du secteur socio-éducatif et du secteur de la formation professionnelle serait un plus