Assistant polyvalent – Agent d’accueil (H/F)

PSL Université Paris; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique prestigieuse à Paris recherche un(e) Assistant(e) polyvalent(e) pour gérer l'accueil, soutenir les actions administratives et participer à la gestion de la bibliothèque. Le candidat idéal aura un Bac à Bac+2 et sera rigoureux et adaptable. Travailler dans cet environnement offre l’opportunité de contribuer aux réformes académiques et à la transition numérique.

Prestations

Travail dans une institution prestigieuse

Engagement pour l'égalité et la diversité

Qualifications

• Première expérience professionnelle dans le secteur administratif ou de l'enseignement supérieur appréciée.
• Fonction administrative et d'accueil demandant une grande rigueur.
• Maîtrise des outils bureautiques standards.

Responsabilités

• Gérer l'accueil du site et orienter les visiteurs.
• Assurer la gestion comptable et traiter les notes de frais.
• Participer à la gestion de la bibliothèque.

Connaissances

Polyvalence

Rigueur

Adaptabilité

Capacité relationnelle

Formation

Bac à Bac+2

Outils

Excel

Word

Description du poste

Overview

Assistant polyvalent – Agent d’accueil (H/F) (F/H) – MINES Paris - PSL forme depuis sa création en 1783 des ingénieurs de très haut niveau et mène une activité de recherche orientée vers l’industrie.

MINES Paris - PSL fait partie de l'Université PSL, située au cœur de Paris. L’établissement est classé parmi les 50 meilleures universités mondiales et forme des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs et dirigeants conscients de leur responsabilité sociale.

Structure d'accueil

L’Ecole nationale supérieure des Mines de Paris (MINES Paris) est une des plus prestigieuses écoles d’ingénieurs en France et est la première par son volume de recherche orientée vers l’industrie. L’école forme des ingénieurs généralistes via une pédagogie innovante et pluridisciplinaire, associant sciences de l’ingénieur et sciences humaines et sociales. Elle fait partie de l’Université PSL et bénéficie d’un positionnement favorable dans les classements internationaux.

Mines Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique.

Activités principales

Votre environnement :

Le campus de l'innovation Mines Paris - PSL à Versailles (Délégation Versailles Satory) est l’une des quatre implantations de l’Ecole et rassemble près de 250 collaborateurs et étudiants. La délégation comprend un bâtiment classé ERP et abrite une bibliothèque et trois centres de recherche (dont un classé ZRR).

Votre challenge et vos missions :

Rattaché(e) à la Délégation de Versailles Satory, vous travaillerez au sein du pôle administratif et participerez à la gestion de la bibliothèque sous la responsabilité fonctionnelle de la personne en charge sur le campus et en lien avec la Bibliothèque du site de Paris (20% ETP).

Vos principales missions seront les suivantes :

• Gestion de l'accueil du site :
• accueillir les visiteurs et les orienter
• assurer l'accueil téléphonique et gestion du standard
• réceptionner les courriers et colis
• gérer les badges, les clés et le contrôle d'accès
• gérer la réservation des salles, parking, navette
• réserver les prestations de frais de réception (plateaux repas, traiteur)
• préparation de salles (amphithéâtre, cours, réunion, contrôle du matériel)

• Gestion administrative et support général à la vie du campus :
• assurer la logistique lors des événements : définition du programme, communication dans les espaces prévus à cet effet (écrans du campus, intranet, etc.)
• gérer l'accueil des stagiaires de découverte (conventions de stages, programme du stage en lien avec les centres)
• assurer la gestion comptable en lien avec le gestionnaire : traitement des notes de frais, gestion des achats (devis, bons de commandes, factures)
• saisir et suivre les dépenses sur un logiciel de gestion

• Gestion et animation de la bibliothèque :
• participer à l'accueil des publics et au renseignement de 1er niveau
• effectuer les transactions de prêt et retour des ouvrages
• participer à la gestion des ouvrages et revue (réception, équipement, mise en rayon)

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Parlons de vous !

Le poste s’adresse à une personne de formation Bac à Bac+2. Une première expérience professionnelle dans le secteur administratif ou de l'enseignement supérieur serait appréciée.

Il s’agit d’une fonction administrative et d'accueil demandant de la rigueur, de la réactivité, une grande adaptabilité, une bonne organisation et de la méthode. Le poste implique une forte réactivité et une capacité à gérer en autonomie les dossiers, d’avoir le goût du travail en équipe et de bonnes capacités relationnelles et humaines.

Le (la) candidat(e) devra être polyvalent et aura les compétences nécessaires en secrétariat, la connaissance des outils de bureautique, notamment Excel et Word, ainsi que des notions de base en gestion de pièces comptables. Il ou elle devra faire preuve de capacité d’apprentissage pour l’utilisation des logiciels internes (gestion des commandes, suivi des missions, …) et autres procédures internes.

Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :

Savoirs et savoir-faire :

• maîtrise des outils bureautiques standards
• connaissance de base en gestion comptable et financière
• notions d'anglais

Savoir-être :

• polyvalence et adaptabilité
• véritable esprit de service
• sens de l'organisation
• capacité à communiquer et à travailler en équipe

…Et de nous ! Travailler à Mines Paris - PSL, c’est aussi :

• Rejoindre une institution prestigieuse et chargée d’histoire
• Être acteur de la transition numérique et de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l’urgence climatique
• Appartenir à un établissement de l'Université PSL, 33ème au classement mondial de Shanghai

Mines Paris - PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion via un processus de recrutement ouvert et transparent. Mines Paris - PSL s'engage également dans l'insertion professionnel et au développement de carrière des personnes en situation de handicap

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Autres informations

Référence pdnr9a1m8h

Publié le 24/09/2025

L'Université PSL (Paris Sciences & Lettres)