Assistant •e Administratif •ve Paris H / F

Alessia; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de généalogie à Paris recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l'accueil téléphonique, gérer des dossiers de succession et collaborer avec une équipe dynamique. Les candidats doivent avoir une expérience probante dans un rôle similaire, de bonnes compétences relationnelles et une maîtrise du Pack Office. Une connaissance en droit de la famille est souhaitée.

Qualifications

• Expérience en tant qu'assistant(e) administratif(ve) exigée.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Connaissances juridiques en droit de la famille et/ou des successions nécessaires.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique du bureau.
• Gérer les messages et les relances.
• Collaborer avec les héritiers et les interlocuteurs externes.

Connaissances

Gestion administrative

Relations interpersonnelles

Polyvalence

Maîtrise du Pack Office

Qualités rédactionnelles

Description du poste

Overview

Le poste : Le candidat (H / F) sera fonctionnellement rattaché à l'assistant qui occupe le poste et qui rejoint un autre bureau en province. Il sera hiérarchiquement rattaché à la Responsable du bureau de Paris. Il collaborera avec l'équipe de « chercheurs » et de « régleurs » du cabinet, avec les Assistantes et de nombreux interlocuteurs externes. Le bureau parisien encore récent a pour vocation de se développer et compte aujourd'hui 5 personnes.

Missions

La mission du cabinet de généalogiste successoral est de rechercher les héritiers, ou de confirmer leurs droits lors d'une dévolution successorale inconnue, incomplète ou incertaine. Le généalogiste est un auxiliaire du notaire, dans le sens où le travail de recherche et le cas échéant, de représentation des ayants-droits, va faciliter le règlement de la succession dont ce dernier a la charge. L'Assistant (H / F) en Cabinet de généalogie collabore donc avec « les régleurs » et les « chercheurs » du cabinet, mais aussi avec de nombreux interlocuteurs externes et les héritiers.

Responsabilités principales

• Assurer l'accueil téléphonique du bureau (héritiers, prescripteurs, etc.).
• Prendre les messages et les transmettre aux intéressés, y répondre, selon ses attributions et compétences.
• Formaliser et envoyer les contrats & procurations.
• Faire les ouvertures de dossiers et assister les régleurs pour la liquidation des dossiers de succession.
• Gérer les relances.
• Assurer un bon relationnel avec les Mairies, pour obtenir les documents le plus rapidement possible.
• Collaborer avec l'équipe du cabinet (chercheurs et régleurs, selon les besoins) et de nombreux interlocuteurs externes.
• Assurer aussi certaines tâches comme la facturation et les relances.
• Le cabinet travaille aussi avec un expert-comptable.

Profil recherché

Nous recherchons une personne justifiant d'une expérience probante comme assistant(e) administratif / ve. Dynamique, polyvalente, rigoureuse, capable de gérer plusieurs sujets à la fois et de s'adapter à des charges de travail variables. Elle devra avoir de l'énergie et un sens relationnel développé. Elle devra être rigoureuse et disposer d'excellentes qualités rédactionnelles (orthographe, grammaire) et d'expression orale. Elle devra maitriser Pack Office. Des connaissances juridiques dont nécessaires en droit de la famille et / ou des successions. Elle sera capable de travailler en autonomie, mais aussi en inter relation forte, en interne et en externe. Curieuse et enthousiaste. La pratique de l'anglais ou d'une autre langue étrangère est souhaitée, car les dossiers internationaux sont de plus en plus nombreux. Un extrait de casier judiciaire vierge sera exigé, car la profession est réglementée.