Assistant •e administratif •ve en planification d'événements

UNESCO; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation internationale recherche un Assistant administratif en planification d'événements à Paris. Ce poste nécessite une excellente communication, une gestion efficace des événements et une forte orientation service client. Le candidat idéal aura minimum 2 ans d'expérience et une maîtrise poussée des outils informatiques comme Word et Excel.

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience dans la gestion d'événements.
• Maîtrise opérationnelle de MS Word, Excel, Outlook, Teams et Internet.

Responsabilités

• Gérer les demandes d'événements par téléphone et courriel.
• Répondre aux demandes des clients et organiser des visites.
• Établir des estimations budgétaires pour les événements.
• Superviser la liste annuelle des événements.

Connaissances

Service client

Excellente communication

Gestion d'événements

Planification et organisation

Formation

Diplôme universitaire

Outils

MS Word

MS Excel

Outlook

Teams

Description du poste

Secteur de tutelle : Division des conférences, des langues et des documents (CLD)

Lieu d'affectation : Paris

Classification of duty station : [[filter12]]

Standard Duration of Assignment : [[filter13]]

Catégorie d'emplois : Soutien administratif général

Type de contrat : Personnel non permanent

Grade : Level 3

Durée du contrat : De 1 à 6 mois

Recrutement ouvert à : Candidats externes

Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 11 / 12 / 2025

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

L’Unité de planification événementielle de l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) recherche un Assistant administratif en planification d’événements, engagé et motivé, pour rejoindre une petite équipe dynamique en tant que membre du personnel à temps plein pour une durée de 6 mois.

L’Unité agit comme point de contact central pour toutes les demandes d’organisation d’événements au siège de l’UNESCO, traitant les sollicitations du Secrétariat, des États membres, des partenaires et d’entités externes. Elle joue un rôle clé dans la mise en œuvre des événements en gérant plus de 1 000 activités chaque année, comprenant des réunions, des conférences, des activités culturelles et des événements de restauration (cocktails). Les principales responsabilités incluent la réservation d’espaces, l’évaluation de la faisabilité, l’établissement d’estimations budgétaires, la gestion des procédures administratives et la correspondance officielle.

Ce poste offre une opportunité de contribuer directement à la réalisation des programmes de l’UNESCO et à la promotion des espaces du siège auprès des organisateurs d’événements.

Le/la candidat(e) retenu(e) apportera un soutien administratif et opérationnel complet pour les missions liées aux événements, contribuant à la réalisation d’un programme riche d’événements en journée et en soirée. Le/la candidat(e) idéal(e) fera preuve d’un fort sens du service client, d’une conscience commerciale pour accroître les revenus liés à la location des espaces, d’une maîtrise avancée des outils informatiques, notamment Word et Excel, ainsi qu’une expérience en gestion d’événements. L’excellence organisationnelle, d’excellentes compétences en communication à tous les niveaux, ainsi que la capacité à rester confiant(e), proactif(ve) et serein(e) sous pression sont essentielles. Du fait de la diversité des missions, ce poste représente une opportunité exceptionnelle pour une personne motivée, dotée d’un esprit d’initiative, désireuse de développer un large éventail de compétences et de poursuivre une carrière enrichissante dans la gestion d’événements.

Principales responsabilités :

Information et marketing

• Répondre aux demandes relatives aux événements par téléphone et par courriel, en fournissant des informations précises sur l’organisation d’événements au siège de l’UNESCO, y compris les tarifs, les règles et procédures, les délais et les conditions applicables.
• Accueillir les clients potentiels et organiser des visites des espaces proposés par l’UNESCO.
• Identifier et recommander des formules événementielles, préparer des estimations préliminaires des coûts en utilisant l’outil de tarification de l’UNESCO.
• Contribuer à la création de supports marketing, tels que brochures, flyers, communications internes et messages directs aux clients.

Administration

• S’assurer que les dossiers de candidature sont complets pour examen par les services internes.
• Gérer les procédures d’approbation (conformité de l’activité au mandat de l’UNESCO et diligence raisonnable).
• Suivre le statut des demandes.
• Superviser la liste annuelle des événements en collectant les informations et en assurant sa mise à jour quotidienne; partager cette liste chaque semaine avec les publics concernés.
• Gérer la correspondance officielle (enregistrement et suivi des courriers entrants / sortants), rédiger et diffuser des réponses officielles en français et en anglais.

Ce poste a pour mission d’assurer la bonne exécution de nombreux événements, principalement en soutenant le développement et l’expansion de l’activité de location commerciale des espaces. Les responsabilités essentielles incluent un appui administratif et opérationnel complet, le suivi de l’avancement des demandes et des données associées, la diffusion des informations sur les événements pour favoriser la collaboration interne, la gestion des communications officielles et le maintien d’un service client exemplaire.

COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)

• Communication (F)
• Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
• Planification et organisation (F)
• Travail en équipe (F)
• Innovation (F)
• Professionnalisme (F)

Pour plus d’informations, merci de consulter le

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme universitaire et au moins deux ans d’expérience dans la gestion d’événements.
• Maîtrise opérationnelle de MS Word, Excel, Outlook, Teams et Internet.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

• Compréhension de la planification d’événements
• Bonne culture générale
• Connaissance des équipements techniques liés aux événements
• Compétences en vente et en marketing

SALAIRES ET INDEMNITES

Rémunération mensuelle de 2 830 euros (assujettie au paiement des charges sociales en vigueur en France).

Les charges dues par l’employé au titre de la sécurité sociale devront peut-être être déduites de ce montant.

Les cotisations ou paiements dus par l’Organisation au titre de la sécurité sociale ne sont pas inclus dans ce montant.