Assistant.e Direction Juridique

Imerys; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise internationale recherche un(e) assistante de direction pour soutenir la Directrice Juridique à Paris. Vous serez chargé(e) de la logistique des réunions, de la gestion de l'agenda et de l'assistance pour le fonctionnement du Conseil d’Administration. Le candidat idéal possède un Bac+2, une expérience de 10 ans dans un milieu juridique, ainsi qu'une maîtrise de G-Suite. Le poste est à temps plein et permanent, avec des compétences requises en communication et confidentialité.

Qualifications

• Minimum 10 ans d'expérience en entreprise, idéalement dans un département juridique.
• Excellente maîtrise de l'anglais et du français, une troisième langue est un plus.
• Goût pour l'utilisation d'outils numériques et de bases de données.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda, organisation de voyages et de réunions.
• Préparation des réunions du Conseil d'Administration.
• Assistance pour la compilation et mise à jour de données juridiques.

Connaissances

Esprit d'équipe

Adaptabilité

Sens du service

Analyse et synthèse

Aisance relationnelle

Qualités rédactionnelles

Confidentialité

Flexibilité

Formation

Bac+2 Assistante de Direction

Outils

G-Suite

Description du poste

Job Summary

Au sein de la Direction Juridique d’ , vous apporterez à la Directrice Juridique et Secrétaire du Conseil d’Administration du Groupe un support :

classique d’assistante de direction d’un membre du Comité Exécutif,

“back-office” pour l’organisation de la fonction Juridique du Groupe à l’international et la préparation de ses dossiers,

spécifique d’assistante de la Secrétaire du Conseil d’administration (société cotée), pour l’organisation et la préparation des séances du Conseil et de ses Comités et les relations avec les Administrateurs, le Directeur Général, en liaison avec leurs assistant(e)s et les autres services concernés;

Vos missions

Assistanat spécifique à la gouvernance d’Imerys (société cotée), en interface avec les correspondants internes et externes :

Conseil d’Administration : préparation et logistique des réunions (convocations, présentations, dossiers, accueil) et administration de son fonctionnement (calendriers, procès-verbaux, rémunération des administrateurs, etc.) ; contribution à l’organisation des réunions des Comités du Conseil ;

Travaux divers liés à la vie sociale : contribution à l’organisation de l’ Assemblée Générale des actionnaires, formalités de légalisation de documents (notarisations, apostilles, etc) et de publication, formalités en lien avec la réglementation boursière applicable, notamment en matière d’abus de marché.

Assistanat «back office» de la Directrice Juridique pour l’organisation et la gestion de la fonction juridique du Groupe, en interface avec les correspondants internes et externes :

Organisation et préparation des réunions internes et évènements du département,

Assistance pour la compilation, consolidation et mise à jour de données du département juridique (organigramme, budget, formations, liste de conseils externes etc.)

Organisation et préparation de présentations dans le cadre de diverses représentations et interventions extérieures (associations professionnelles, relations pouvoirs publics en France et à l’étranger etc.)

Recherches d’informations générales (biographies, pays, formalités, etc.)

Gestion d’outils (portail de préparation des conseils d’administration, gestion des listes d’initiés)

Secrétariat classique de direction

Gestion de l’agenda, organisation de voyages et de réunions

Classement, archivage

Règlement et suivi des factures et notes de frais

Préparation, mise en page de présentations et documents et correspondance

Assistance à la signature de documents juridiques, y compris via les outils de signature électronique,

Votre profil

Bac+2 Assistante de Direction

Minimum 10 ans d'expérience en entreprise (idéalement acquise au sein d'un département juridique d’une société cotée, département fonctionnel ou corporate, direction générale) ou en cabinet d’avocat ou de conseil

Excellente maîtrise des outils informatiques, en particulier G-Suite (y compris tableur et slides). La maîtrise de portail de préparation des conseils d’administration serait un plus

Goût et aptitude pour l’utilisation de divers outils numériques et de bases de données (ex. intranet, gestion de bases de contrats, gestionnaires de tâches, etc.)

Français et Anglais : courant écrit et oral . Une troisième langue serait un plus

Vos compétences

Nous recherchons un candidat doté d'un solide esprit d'équipe et d'une grande adaptabilité, capable de faire preuve d'un sens du service irréprochable.

Vous possédez un esprit d'analyse et de synthèse développé, vous permettant de traiter efficacement des informations complexes.

Une aisance relationnelle est indispensable, notamment pour interagir de manière professionnelle avec les administrateurs et les actionnaires.

Vos qualités rédactionnelles sont exemplaires, vous permettant de produire des documents clairs et précis.

Un sens aigu de la confidentialité est crucial, étant donné la nature sensible des informations traitées.

La flexibilité est une qualité essentielle pour ce poste, vous permettant de vous adapter rapidement aux changements et aux nouvelles priorités.

Position Type

Full time, Permanent