Assistant-e de direction 60% Office Manager 40% (H / F) anglais courant mission d’intérim 6 moi[...]

progressis; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 50 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une société de gestion d'actifs recherche un-e Assistant-e de direction pour un contrat d'intérim de 6 mois à Paris. Vous aurez pour mission de gérer des calendriers complexes, organiser des réunions, et assurer le fonctionnement quotidien du bureau tout en supportant des directeurs exécutifs. Ce poste requiert un anglais courant et une expérience dans un environnement international.

Qualifications

• Minimum 7 ans d'expérience dans une structure internationale sur un poste similaire.
• Aisance avec les outils informatiques et rédaction de courriels.
• Présentation soignée et rigueur.

Responsabilités

• Gérer des calendriers complexes et organiser des réunions.
• Préparer des documents et des présentations pour les directeurs exécutifs.
• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau.

Connaissances

Anglais courant

Capacités organisationnelles

Gestion de tâches multiples

Confidentialité

Formation

Bac +3 minimum

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Overview

Assistant-e de direction 60% / Office Manager 40% (H / F) – anglais courant – mission d’intérim 6 mois à pourvoir immédiatement, 09h00-18h00, statut cadre.

Réf : IAO / 09 / CA / 09 / 25

Nous recherchons pour notre client, société européenne de gestion d’actifs spécialisée dans les infrastructures durables, pour une mission d’intérim de 6 mois (potentiellement renouvelable) un-e Assistant-e de direction (60%) / Office Manager (40%) (H / F) anglais courant en poste à pourvoir dès que possible.

Vous souhaitez travailler dans une structure à dimension internationale, au sein d’une équipe soudée et solidaire, dans un cadre situé en plein cœur de Paris ? Vous aimez la polyvalence ? Ce poste est fait pour vous. Il assure le bon fonctionnement du bureau et offre un soutien précieux aux équipes. Cette fonction implique une assistance exécutive de haut niveau auprès des Directeurs Exécutifs / Associés Gérant(e)s, ainsi qu’un appui administratif au personnel placé sous leur responsabilité. Elle comprend également la gestion quotidienne du bureau et des services d’accueil.

Responsabilités

• Gérer des calendriers complexes, coordonner les agendas mouvants, les e-mails, les déplacements et préparer des documents et des présentations.
• Planifier et organiser les réunions convoquées par les Directeurs Exécutifs.
• Organiser les voyages internationaux, établir les itinéraires et préparer les documents nécessaires aux réunions.
• Prioriser les tâches efficacement, anticiper les besoins, gérer les imprévus et mener à bien les projets, même dans des délais serrés.
• Effectuer des tâches administratives et d’accueil, assurer le réapprovisionnement des fournitures de bureau et soutenir le personnel dans ses activités quotidiennes.
• Préparer les notes de frais, les enregistrements de factures et les demandes de paiement via la plateforme comptable Yooz, en collaboration avec le cabinet comptable.
• Rapprocher les achats par carte bancaire, suivre les dépenses, vérifier les relevés, collecter les signatures et les justificatifs, et soumettre les pièces via la plateforme.
• Assister dans la gestion des formalités d'embauche et le traitement des documents des nouveaux collaborateurs.
• Tenir à jour des dossiers d’intégration précis et transmettre des rapports d’avancement à la direction.
• Répondre aux questions des nouveaux embauchés concernant les pratiques et procédures de l’entreprise.
• Superviser le fonctionnement quotidien du bureau, incluant l’administration, la gestion des fournitures et l’amélioration des locaux.
• Organiser les flux de travail au bureau, planifier les horaires du personnel, transmettre les informations importantes et coordonner réunions et événements avec les parties internes et externes.

Profil recherché

• Niveau licence (Bac +3 minimum) et expérience d’au moins 7 ans dans une structure internationale sur un poste similaire.
• Sens du service, bonnes capacités organisationnelles et respect de la confidentialité. Aptitude à gérer et prioriser les tâches multiples dans un environnement en évolution constante.
• Anglais courant (minimum) et aisance avec les outils informatiques Word, Excel, PowerPoint; gestion de mails et rédaction de courriels.
• Présentation soignée, sens du service, rigueur, confidentialité et réactivité.

Rémunération : 40K - 50K selon profil et expérience

Lieu : Paris métro 9

Horaires : 09h00-18h00

Type de contrat : intérim