Assistant.e administratif.ve événementiel et formations

Association Française des Fundraisers; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation à but non lucratif recherche un(e) Assistant.e administratif.ve événementiel et formations pour stage de 6 mois à Paris. Vous contribuerez à la gestion administrative et logistique, à la coordination des évènements et à l'appui à la gestion du CRM. Ce poste requiert rigueur, polyvalence et un sens du service. Indemnité de stage conventionné et avantages de transport offerts.

Prestations

Indemnité de stage conventionné

50% du titre de transport

Qualifications

• Curieux(se), polyvalent(e) avec un sens du service.
• Dynamique, rigoureux(se) partageant les valeurs de l'AFF.
• Communication aisée et goût pour le contact.

Responsabilités

• Assistance aux évènements et relations avec les adhérents.
• Gestion logistique des évènements en digital et présentiel.
• Suivi administratif des activités de l'association.

Connaissances

Rigueur

Grande polyvalence

Sens des priorités

Travail en équipe

Appétence pour la technologie

Aisance relationnelle

Formation

Minimum Bac+3 (école de gestion, commerce, d'administration…)

Outils

Sugar CRM

Description du poste

Rejoignez l’Association Française des Fundraisers (AFF) et faites partie d’une aventure humaine et inspirante !

L’AFF est bien plus qu’une association : c’est une véritable communauté de professionnels passionnés par la générosité et le mécénat. Notre mission ? Accompagner les collecteurs de fonds des organismes d’intérêt général dans le développement de leurs compétences en collecte de fonds pour changer le monde, qu’ils agissent dans les domaines du social, de l’humanitaire, de la culture, de l’enseignement supérieur ou encore de la recherche.

Avec nous, c’est tout un écosystème qui s’anime : formations enrichissantes, événements captivants, partages d’expériences entre pairs, et une multitude de temps forts pour propager des pratiques innovantes et solidaires. Depuis 5 ans, nous portons également le Giving Tuesday, la journée dédiée à la générosité sous toutes ses formes, un mouvement qui résonne partout en France.

Nos 1 350 adhérents ne sont pas que des membres : ils sont au cœur de notre mission. À Paris et en région, grâce à des groupes et clubs animés par des bénévoles passionnés, nous bâtissons ensemble une association dynamique, riche d’échanges et de projets collectifs.

Aujourd’hui, dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons notre Assistant.e administratif.ve événementiel et formations. Ce stage transverse vous plongera au cœur de nos projets et vous permettra de collaborer avec toutes nos équipes, avec un focus particulier sur notre service formation.

Vous êtes curieux(se), polyvalent(e) et aimez donner du sens à votre quotidien ? Rejoignez une équipe soudée, dynamique et à taille humaine (13 personnes), prête à accueillir votre énergie et vos idées !

Formation annuelle

• 100 journées de formation en 2026

Évènements à venir

• La 19eme Conférence sur l’enseignement supérieur et la recherche, les 11 et 12 mars 2026
• L’Assemblée Générale, le 04 juin 2026
• Le 25ème séminaire francophone de la collecte de fonds qui aura lieu les 23, 24 et 25 juin 2026

Missions

Soutien à la relation adhérents et à l’organisation d’évènements

L’assistance aux évènements s’appuie sur une relation quotidienne avec les adhérents, les participants et les apprenants. Vous contribuez à leur bonne information et les accompagnez tout au long de leurs interactions avec l’AFF.

• Informer les adhérents et les participants : gestion de la boîte info, du standard, des e-mails et accueil lors des évènements.
• Participer à la logistique des évènements, en digital (Swapcard, Zoom ou autres plateformes) et en présentiel.
• Contribuer à l’organisation et à l’accueil sur l’ensemble des évènements de l’association (Assemblée Générale, séminaires, conférences, rencontres du réseau…), dont le séminaire de juin 2026 (700 personnes sur 3 jours).

Appui à la gestion administrative des évènements avec l’équipe

• Assurer le suivi administratif des adhérents, acheteurs et participants, de l’inscription à la facturation.
• Soutenir la gestion administrative et financière des adhésions et des évènements (séminaires, conférences, petits‑déjeuners, rencontres interprofessionnelles).
• Participer à l’amélioration des process et à la mise en place d’outils plus automatisés.
• Aider à la rédaction des conventions de partenariat liées aux évènements.
• Mettre à jour les tableaux de bord et rapports de suivi.
• Réaliser des tâches administratives courantes.

Appui à la gestion administrative et logistique des formations avec l’équipe

• Aider à l’accueil des apprenants et des formateurs, sur place et par téléphone.
• Participer à la gestion des inscriptions et les dossiers de formation (conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations, etc.).
• Aider à l’organisation de sessions : planification, réservation des salles, préparation du matériel et des supports pédagogiques.
• Aide au suivi des présences et absences et veiller à la conformité des dossiers.
• Mettre à jour les bases de données et les outils de suivi (tableaux de bord, plannings, indicateurs qualité).

Missions liées à la gestion du CRM

Vous êtes un appui dans la gestion du CRM pour faire vivre la base de données, l’enrichir en lien avec le pilotage stratégique et les évènements de l’AFF!

L’AFF a besoin d’appui dans la gestion de la base de données (Sugar CRM) et celle de l’espace client en ligne (site web interfacé avec CRM):

• Aider au maintien en qualité et l’enrichissement de la base de données des contacts et comptes, en relation avec les différentes activités de l’association (formation, événementiel: séminaire, secteur culture et collectivités, animation de réseau) et du service communication.
• Faire vivre quotidiennement la base : actions de qualification et de restructuration des données.
• Aider sur la gestion du site internet en lien avec le CRM.

L’équipe de l’AFF est à taille humaine (13 personnes) et a à cœur d’accompagner les stagiaires, les soutenir dans leur montée en compétences en leur donnant des missions polyvalentes et transverses.

Les missions sont amenées à évoluer (autonomie croissante, analyse de données etc..) si le ou la stagiaire souhaite être plus impliqué(e).

Nous recherchons une personne curieuse, dynamique, rigoureuse, partageant les valeurs de l’AFF (lien social, solidarité et partage, engagement, éthique, ouverture), ayant le sens du service, et souhaitant travailler dans le secteur de l’intérêt général.

L’esprit équipe est une qualité recherchée pour travailler au sein de cette équipe dynamique et engagée!

FORMATION

• Minimum Bac+3 (école de gestion, commerce, d’administration…)

PROFIL, COMPETENCES ET EXPERIENCE

• Rigueur
• Grande polyvalence
• Sens des priorités
• Travail en équipe
• Appétence pour la technologie et la recherche de solutions
• Aisance relationnelle et goût du contact

MODALITES DU STAGE

• Stage conventionné (35 heures, temps plein)
• Début : à partir de février/mars 2026 – à définir avec le/a stagiaire
• Durée: 6 mois
• Localisation : Paris 9ᵉ
• Rémunération : Indemnité de stage conventionné
• Avantages : 50% du titre de transport

Pour postuler

Envoyer sous la référence en objet «STAGE-ADMIN EVENTFORM»: CV + lettre de motivation à [e-mail]