ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) DU GRETA CFA HRA PÔLE COORDINATI (H/F)

GRETA-CFA HOTELLERIE-RESTAURATION-ALIMEN; Dardilly; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de formation en France recherche un soutien administratif pour assurer le bon déroulement des activités pédagogiques. Le candidat idéal doit avoir une expérience d'au moins 1 an et être titulaire d'un Bac+2 en secrétariat ou assistanat. Les compétences en bureautique et en gestion sont essentielles. Le poste est en CDD de 6 mois avec un salaire brut mensuel de 1843 à 2400 euros, selon l'expérience.

Qualifications

• 1 an d'expérience indispensable.
• Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs.
• Gérer la réception et le traitement des courriers.
• Utiliser les outils de saisie bureautique mis à disposition.

Connaissances

Maîtrise des logiciels bureautiques

Sens du service au client

Organisation et rigueur

Formation

Bac+2 ou équivalent en Secrétariat/assistanat

Outils

Pack Office

Outils de gestion

Description du poste

Responsabilités

• Assurer un rôle d'appui administratif et contribuer au bon déroulement des activités du pôle coordination pédagogique.
• Communiquer efficacement avec les partenaires et acteurs de la structure.
• Préparer et réaliser les tâches de la prestation de gestion administrative du pôle d'intervention Accueil et information.
• Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs/clients internes et externes, et la transmission écrite ou orale des messages.
• Renseigner sur l'offre de prestation et les conditions d'accès.
• Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriers et courriels et en assurer la traçabilité.
• Utiliser les outils de saisie bureautique mis à disposition (Ammon, My click, pronote, Access, Excel, etc.).
• Traiter les dossiers administratifs, assurer leur suivi, leur envoi, leur archivage (inscriptions, conventions, contrats pédagogiques, attestations, etc.) en mettant en forme, rassemblant et classant tous les documents nécessaires dans le respect des cahiers des charges et des textes réglementaires.
• Tenir à jour l'information et la documentation en conformité avec les exigences du système qualité EDUFORM.
• Inscription aux examens.
• Préparation des conseils de classes, saisie des sanctions et envoi des bulletins.
• Réalisation des calendriers d'alternance.
• Suivre les enquêtes de satisfaction des apprenants sur le pôle d'intervention.
• Préparer des dossiers action, livret des stagiaires/apprentis, de suivi en entreprise.
• Saisir et mettre à jour des bases de données et tableaux de suivi liés à l'activité du service.
• Gérer les agendas, les activités, contrôler les échéances et alerter en cas d'écart.
• Contribuer à la bonne organisation des réunions, séminaires, et évènementiels.
• Connaître la réglementation de base de la formation professionnelle et les principales sources de financement des formations.
• Connaître l'organisation du GRETA CFA et du réseau de la formation professionnelle et continue de l'Éducation Nationale dans l'académie de Lyon.
• Connaître l'organisation du système éducatif.
• Connaître la démarche qualité du GRETA CFA HRA et les exigences de la norme Eduform.

Compétences et aptitudes requises

• Compétences opérationnelles : Maîtriser les logiciels bureautiques et de gestion (logiciels des financeurs, outils numériques, pack Office, etc.). Développer la polyvalence. Rendre compte à sa hiérarchie. Soigner la qualité de l'expression écrite et orale. Mise en œuvre des méthodes de classement et d'archivage.
• Compétences comportementales : Sens du service au client (accueil, bonnes qualités relationnelles, écoute et compréhension de la demande). Sens de l'organisation, rigueur, fiabilité. Réactivité, adaptation et esprit d'équipe. Être source de propositions. Discrétion et loyauté envers l'institution et la direction.

Conditions et profil

• Type de contrat : CDD - 6 Mois
• Contrat travail : Durée du travail 35H/semaine
• Travail en journée
• Conditions de travail : Station assise prolongée
• Salaire :
  • Salaire brut : Mensuel de 1843.00 Euros à 2400.00 Euros sur 12 mois
  • en fonction de l'expérience

Profil souhaité

• Expérience : 1 an indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat/assistanat formation

Compétences

• Concevoir des supports de suivi et de gestion
• Réaliser des déclarations réglementaires

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Employeur

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