Assistant.e administratif.ve

PSL Université Paris; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique française à Paris recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour fournir un appui au Directeur Général et aux autres directions. Le poste implique la gestion des agendas, la rédaction de courriers, et le suivi logistique des activités. Les candidats doivent avoir un intérêt pour l'environnement scientifique et des compétences en communication. Le contrat est d'une durée d'un an et le lieu de travail est à Paris.

Qualifications

• Polyvalence, autonomie, sens de l'accueil et de l'organisation.
• Disponibilité, sens de l'écoute.
• Capacité à prendre des initiatives et à gérer des priorités.

Responsabilités

• Tenir des agendas et organiser des réunions.
• Gérer des bons de commande et des factures.
• Participer à l'organisation d'événements.

Connaissances

Intérêt pour l'environnement scientifique

Qualités rédactionnelles

Aisance avec les outils informatiques

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Beesy

Description du poste

Notre établissement fait partie de l'Université PSL.Située au cœur de Paris, celle‑ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start‑ups par an).

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves‑ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post‑doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.

Notre établissement fait partie de l'Université Paris Sciences & Lettres. Numéro 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR).

Activités principales

Le pôle d’assistanat de direction, en cours de création, aura pour mission de fournir un appui administratif, organisationnel et logistique au Directeur Général de l’ESPCI, mais également aux autres directions supports (Direction Générale des Services, Direction des Ressources Humaines, Direction Financière, Direction de l’Appui à l’Innovation, Service Informatique).

Par ailleurs le développement de l’appui à la vie étudiante (logements, bourses, …) implique de plus en plus de tâches administratives que ce pôle viendra assurer. L’assistant.e administratif.ve viendra donc rejoindre ce pôle en appui et sous l’autorité de la responsable de pôle et sera placé sous son autorité hiérarchique.

Missions et responsabilités:

Missions transversales du pôle:

• Tenir des agendas, organisation des réunions et des évènements
• Gérer des bons de commande et des factures
• Rédiger des courriers et des comptes‑rendus
• Effectuer le suivi des signatures des documents à l’attention du DG et du DGS
• Participer à l’organisation des déplacements du DG et du DGS
• Aider à l’organisation des comités de promotion en lien avec la DRH
• Participer à l’organisation d’évènements pilotés par la direction de la communication
• Participer à l’élaboration des évènements mission égalité femmes‑hommes, développement durable, et égalité des chances et diversité

Missions gestion des logements étudiants:

• Gérer et suivre les demandes de logements et aides diverses associées des étudiants
• Établir des documents officiels pour les étudiants et pour les partenaires le cas échéant
• Assurer la gestion administrative des demandes (récupération et études des dossiers …)
• Assurer la gestion logistique des commissions (préparation des commissions…)
• Saisir des informations administratives dans le logiciel de scolarité et la plateforme dédiée

Profil du candidat

Connaissances et qualités recherchées:

• Intérêt marqué pour l’environnement scientifique
• Qualités rédactionnelles
• Aisance dans l’utilisation des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Beesy)

Profil requis:

• Polyvalence, autonomie, sens de l’accueil et de l’organisation
• Disponibilité, sens de l’écoute
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Capacité à prendre des initiatives et à gérer des priorités
• Capacité à faire preuve de réactivité face aux situations urgentes ou imprévues
• Rapidité et efficacité

Une connaissance du fonctionnement et de l’organisation de la fonction publique, notamment territoriale, est souhaitée.

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Localisation du poste 75000, Paris, France

Établissement ESPCI Paris - PSL

Autres informations

Durée du contrat : 1 an(s); Référence 5m50kc7ul8; Publié le 03/12/2025