Assistant du Directeur de la gérance H/F

L’Union sociale pour l’habitat; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de logement social à Paris recherche un Assistant au Directeur de la gérance pour accompagner les opérations administratives et logistiques. Vous devrez garantir la communication avec les locataires et gérer divers aspects de la gérance au quotidien. Vous devez être rigoureux, bien organisé, et avoir une solide maîtrise des outils bureautiques.

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience dans le logement social.
• Compétence en communication écrite requise.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat classique et la communication interne.
• Gérer administrativement le personnel et suivre les indicateurs de pilotage.
• Suivi des opérations auprès des locataires et des services.

Connaissances

Maîtrise avancée des outils bureautiques

Bonnes qualités rédactionnelles

Rigueur

Précision

Méthode

Organisation

Tact

Discrétion

Formation

Diplôme de BTS Assistant de management ou équivalent

Description du poste

LAssistant du Directeur de la gérance h / f assiste au quotidien dans les tâches administratives, organisationnelles, logistiques, etc., de sa direction. Il / elle veille à la mise en œuvre des éléments de communication destinés aux locataires et garantit la circulation de l'information au sein de la direction de la gérance. Il / elle dispose des attributions suivantes :

1 / Assistanat du Directeur de la Gérance

• Assurer le secrétariat classique : téléphone, courrier, classement, organisation de réunions, comptes rendus, etc.;
• Faciliter la communication des informations au sein de la gérance : recueil d'informations, diffusion de notes, relance, centralisation, interface avec les autres directions;
• Assurer les relations externes de l'entreprise : fournisseurs, administrations, services d'État, amicales de locataires;
• Suivre les indicateurs de pilotage de la gérance : délais travaux, délais signatures, délais attributions, délais liquidations, délais fournisseurs, etc.;
• Gérer administrativement le personnel de la gérance : plannings de congés, suivi des absences, remplacements, y compris des gardiens en lien avec les responsables techniques de secteurs;
• Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites.

2 / Assistanat de la gérance

• Contrôler les courriers de réponse signalés par le Directeur de la gérance;
• Suivi des délais, harmonisation de la charte graphique, etc.;
• Veiller à la gestion efficace de la boîte mail et des demandes locatives;
• Rassembler et mettre en forme les travaux pour la gérance (tableaux de bord, graphiques, etc.);
• Assurer le secrétariat des réunions avec les associations de locataires;
• Mettre à jour les documents « types » de la gérance, notamment communications destinées aux locataires et suivi des échanges sur les groupes.

3 / Aide au suivi administratif des marchés gérance (RIVP / hsf)

• Suivi administratif : déploiement, organisation des réunions, centralisation des problématiques, application des pénalités, gestion des contrôles externes (ex : Adaptabank);
• Suivi administratif des marchés d'AMO (hsf) : déploiement, organisation des réunions, centralisation des problématiques, etc.

4 / Suivi d'opérations spécifiques

• Suivi des opérations impactant plusieurs services de la gérance;
• Suivi des enquêtes de satisfaction : déploiement, restitution, définition du plan d'action avec le Directeur et les responsables;
• Suivi des opérations de proximité avec les locataires.

Les fonctions peuvent évoluer selon les besoins.

Formation et expérience

Diplôme de BTS Assistant de management ou équivalent, avec au moins 2 ans d'expérience dans le logement social.

Savoirs et savoir-faire

Maîtrise avancée des outils bureautiques (Outlook, Word, PowerPoint); bonnes qualités rédactionnelles, notamment pour les courriers.

Savoir-être

Rigueur, précision, méthode, organisation, tact, discrétion.

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Poste : Assistant Directeur • Paris, Île-de-France, France