Assistant de projets F / H

Aktor Interactive Group; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de soutien logistique en France recherche un(e) assistant(e) de projet logistique pour gérer les aspects administratifs et financiers des projets. Les responsabilités incluent la gestion logistique des déplacements, le suivi budgétaire, ainsi que la communication des procédures aux équipes. Le candidat idéal doit avoir un Bac +2 à Bac +3 en logistique ou gestion, avec une expérience minimale de 3 ans dans le secteur.

Qualifications

• Expérience d’au moins 3 ans dans le secteur du développement et/ou de la coopération internationale.
• Connaissance des passations de marché en droit français et européen.
• Réactivité face aux urgences et bonne gestion des priorités.

Responsabilités

• Gestion logistique des missions à l'étranger et optimisation des coûts.
• Suivi budgétaire des projets et gestion des factures.
• Communication sur les procédures logistiques aux équipes.

Connaissances

Gestion logistique

Gestion financière

Compétences en communication

Organisation

Connaissance de l'anglais

Formation

Bac + 2 (BTS / DUT) à Bac +3 en logistique, gestion, comptabilité

Outils

Excel

Word

Description du poste

Gestion logistique :

• Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
• Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
• Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
• Gestion des avances de per diem et des états de remboursement des frais
• Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
• Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
• Réservation des hébergements
• Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
• Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires: traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
• Appui éventuel pour les passations de marchés des projets
• Appui logistique dans l’organisation des activités de projets (réservation des hôtels, des billets d’avion…etc.)
• Création et mise à jour d’outils de suivi des opérations logistiques
• Communication et sensibilisation des équipes aux procédures logistiques

Selon les besoins du pôle et de l’unité RGSS le / la assistant.e de projet logistique pourra être amené.e à effectuer les tâches suivantes en appui des équipes dédiées :

Gestion administrative

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives en lien avec les activités logistiques,
• Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,
• Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche et compilation de documents, etc.).

Outre ces deux volets, en fonction des orientations données par le responsable de pôle et le coordinateur d’unité, des besoins des projets et des décisions de réorganisation de l’équipe, l’assistant.e pourra être amené à élargir son portefeuille d’activités sur le volet suivant :

Gestion financière :

• Mise en paiement des factures des fournisseurs et suivi des dépenses
• Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger : Approvisionnement des caisses et des comptes bancaires sur le terrain;
• Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires;
• Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.)
• Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.);
• Clôture de la comptabilité mensuelle
• Suivi financier des projets : mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances)
• élaboration et mise à jour des suivis des partenaires, des prestataires, des fournisseurs, des experts, etc.
• suivi des paiements, relances et enregistrements.
• Assurer la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.

Des déplacements ponctuels dans les pays d’intervention du pôle sont possibles.

Sous la supervision du responsable de pôle et du / de la coordinateur.ice d’unité, qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion logistique et éventuellement administrative et financière des projets.

Le pôle «Renforcement des Forces de Défense et de Sécurité» (RFDS) constitue l’un des pôles du Département Paix, Stabilité, Sécurité (P2S) d’Expertise France. L’Assistant.e de projets intégrera une équipe d’une vingtaine de chargé.e.s de projets / assistant.e.s de projets travaillant sur les thématiques des renforcements capacitaires des forces de défense et de sécurité de pays partenaires, de la réforme des systèmes de sécurité et de l’appui institutionnel et en coordination régionale, en lien avec les équipes de projet terrain. Les projets du pôle RFDS opèrent principalement en Afrique subsaharienne francophone, et en région Moyen-Orient dans des pays où la langue de travail est l’anglais.

Le pôle se structure en 2022 en trois unités thématiques (Réponse aux Crises Sécuritaires – Réforme / Gouvernance des systèmes de sécurité – Appui à la Coopération Technique de Défense) et une équipe transverse en appui administratif, financier, logistique et en assurance qualité, communication et reporting des projets.

• Bac + 2 (BTS / DUT) à Bac +3 en logistique, gestion, comptabilité ou expérience professionnelle équivalente dans les domaines demandés pour le poste
• Expérience réussie d’au moins 3 ans dans le secteur du développement et / ou de la coopération internationale et / ou dans l’assistance logistique et voyages

Compétences techniques :

• Excellente maîtrise des fondamentaux de la gestion logistique, administrative et financière;
• Une connaissance des thématiques liées au secteur de la sécurité est un avantage;
• Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques (Excel et Word principalement) et logiciels de comptabilité
• Connaissance des passations de marché en droit français et européen est un atout.

Compétences transverses :

• Etre méthodique & organisé.e
• Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
• Réactivité face à aux urgences
• Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
• Disponibilité, patience et sens du service
• Dynamisme et force d’initiative
• Maîtrise de l’anglais serait un atout

pour candidature merci de nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation