ASSISTANT D’AGENCE ET DE DIRECTION H/F – REF : LIL 46886 – PROCH’EMPLOI

Maison de l'Emploi, PLIE, Mission Locale Métropole Nord - Ouest (ALPES); La Rache; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de vente et location de bureaux recherche une assistante polyvalente pour gérer deux agences. Le poste implique la gestion de l'agenda, la préparation de réunions, le suivi des dossiers commerciaux et un rôle d'interface avec divers services. Le candidat idéal dispose d'une formation BAC+2 et d'une solide expérience. Le contrat proposé est un CDI à temps plein avec un salaire de 32 K€ brut par an. Le lieu de travail est situé à PORT DE SANTES.

Qualifications

• Expérience significative en assistanat, idéalement en agence commerciale.
• Très bonnes qualités rédactionnelles avec maîtrise de l'orthographe.
• Être véhiculé(e) du fait du lieu de travail.

Responsabilités

• Gérer l’agenda et préparer des réunions.
• Suivre les dossiers commerciaux et gérer les plannings.
• Rédiger des comptes rendus et suivre les indicateurs de performance.

Connaissances

Rigueur

Bonne présentation

Aisance relationnelle

Parfaite maîtrise du Pack Office

Formation

Formation BAC+2 en assistanat

Description du poste

DESCRIPTIF

Vous rejoindrez une société de vente et de location de bâtiments modulaires et préfabriqués à destination notamment des entreprises du bâtiment.

Dans le cadre d’un remplacement et d’une réorganisation administrative, vous rejoindrez l’entreprise à un poste polyvalent et responsabilisant d’assistanat d’agence et de direction, en relation étroite avec le directeur d’agences dont vous assurerez un véritable rôle de relai.

Vous vous occuperez de la gestion de 2 agences commerciales, en assurant le soutien administratif, organisationnel et opérationnel du directeur.

RESPONSABILITÉS

En assistanat de direction :

• Gestion de l’agenda
• Préparation de réunions
• Traitement des correspondances
• Interface entre le directeur et les différents services
• Veille à la fluidité de la communication interne et externe
• Veille au bon fonctionnement de l’agence dans sa globalité

En assistant d’agence :

• Suivi administratifs des dossiers commerciaux
• Gestion des plannings
• Suivi des indicateurs de performance
• Participation à la coordination entre les différentes équipes

Missions associées :

Assistant de direction

• Rédiger des comptes rendus de réunion
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…)
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
• Assurer la transmission des informations en interne comme en externe
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
• Gestion des fournitures de bureau
• Accueil physique et téléphonique
• Rédaction de courriels

Assistanat commercial

• Saisie et enregistrement de devis clients sur le logiciel de facturation
• Gestion administrative des appels d’offre
• Enregistrement de toutes les données sur une plateforme en ligne

Assistant comptable

• Suivi des frais et des factures pour les 2 agences
• Envoi des frais du responsable d’agence au service comptabilité
• Dépôt et enregistrement des factures fournisseurs sur une plateforme en ligne
• Gestion des fichiers de caisse pour 2 agences

Administration du personnel :

• Gestion des éléments variables de paie pour les 2 agences : Suivi des tickets restaurants, Suivi des heures supplémentaires, Suivi des arrêts de travail, Suivi des congés payés
• Gestion des formations

PROFIL REQUIS

Idéalement issu(e) d’une formation BAC+2 en assistanat, vous justifiez nécessairement d’une expérience significative de plusieurs années à un poste identique/similaire, idéalement en agence commerciale au sein d’une PME/PMI.

Qualités personnelles :

• Rigueur
• Organisation, Polyvalence, Proactivité, Sens des priorités, Sens de l’initiative
• Bonne présentation, Sourire et Dynamisme
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Aisance relationnelle auprès d’interlocuteurs variés
• Esprit d’écoute et de communication
• Aisance dans un rôle d’interface
• Discrétion, Sens de la confidentialité
• Sens du service et de la satisfaction-clients
• Bon état d’esprit, Sens du travail en équipe

Compétences :

• Parfaite maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook)
• Très bonnes qualités rédactionnelles, couplées à une parfaite maîtrise de l’orthographe et grammaire
• Être idéalement véhiculé(e) au regard du lieu de travail (zone d’activités du Port de Santes)

CONTRAT PROPOSÉ

CDI

• Temps plein 35h hebdo
• Horaires de travail : Du lundi au jeudi : 08h00 à 12h00 puis 13h00 à 17h00 ; Le vendredi : 08h00 à 11h00
• Date de démarrage : DEBUT JANVIER 2026
• Salaire : 32 K€ brut annuels sur 13.3 mois, soit 2400€ brut / mois
• Lieu de travail : PORT DE SANTES