Assistant / Assistante de direction (H/F)

L'ESCALE ROYALE; Torcy; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôtel renommé recherche un Assistant / Assistante de direction pour gérer l'équipe et assurer la satisfaction client. Vous serez responsable de l'accueil et de la gestion administrative, ainsi que de la planification des tâches. Le poste requiert 2 ans d'expérience, une maîtrise de l'anglais et une capacité à gérer les imprévus. CDI, 39H/semaine avec un salaire à négocier selon profil.

Qualifications

• 2 ans d'expérience indispensable dans un poste similaire.
• Maîtrise de l'anglais requise pour l'accueil des clients.

Responsabilités

• Gérer et former l'équipe de réception.
• Contrôler les réservations et les attributions.
• Assurer la satisfaction client pendant leur séjour.
• Gérer les litiges et les demandes spéciales.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches

Anglais

Formation

Agent de maîtrise

Description du poste

Assistant / Assistante de direction (H/F)

Offre n° 201SDNY

Vos missions

• Management
• Animer et former l'équipe de réceptionniste, veilleur de nuit et équipe de femme de chambre dont il définit les tâches et le planning
• Vérification de l'application des consignes et des procédures par l'équipe de l'hôtel
• Gestion des imprévus (clients, techniques, Accueil VIP, Package, etc.)
• Contrôle le travail des hôtes/femmes de chambre et des cafetiers
• Contrôle de l'hygiène, de la propreté des parties communes et des chambres
• Participer et former son équipe pour l'évolution de la satisfaction client
• Participer et former son équipe pour faire évoluer les ventes diverses de l'hôtel tel que le petit déjeuner, Service Bar, Conciergerie etc.
• Accompagner la direction dans la mise en place des différents services et prestations permettant d'augmenter la qualité de l'hôtel
• Fixer des objectifs mensuels pour les atteindre avec son équipe à la fin de chaque mois
• Administratif
• Responsable du planning des réservations : contrôle des réservations et des attributions
• Faire le suivi des courriers reçus et tâches administratives en l'absence du directeur
• Gestion et animation des sites (TripAdvisor, Facebook, Expérience, Booking.com, Google, etc.)
• Mis à jour des données, vérifications des informations sur les sites, traitement des demandes clients
• Gestion et suivi des encaissements (via les tableaux de caisse)
• Gestion des comptes débiteurs (relances, litiges, contrôle)
• Gestion du stock (quantité et DLC), commandes et inventaires
• Suivi des dossiers de fin de mois comptable
• Suivi et le bon ten​ des dossiers des salariés de l'hôtel
• Accueil et relation clients
• Faciliter le déroulement du séjour, assurer les demandes des services divers
• Suivi de la procédure de suivi clients et la personnalisation du séjour des clients via l'outil WhatsApp
• Accueillir et présenter l'établissement
• Rencontre obligatoire avec les clients VIPS, les habitués etc.
• Communiquer avec la conciergerie afin de préparer les arrivées clients et gestion des demandes spéciales
• Gestion et suivi des litiges
• Gestion des dossiers clients
• Fixer des objectifs de satisfaction client avec ses équipes
• Communication et devoirs
• Reporter au directeur tous les incidents du jour
• Préparer les plannings mensuels des équipes et les présenter à la direction pour validation
• Contrôle des plannings des extras (selon le taux d'occupation)
• Rendre compte de tout ce qui est en rapport au contrôle de la comptabilité journalière
• Montrer l'exemple à la réception par sa tenue irréprochable, sa ponctualité, sa présence lors des « coups de feu », son efficacité quant à la résolution des problèmes, son soutien à l'équipe
• Appliquer les directives commerciales définies par le service Yield
• Mettre à jour les profils des clients / Agences/ compagnies (en collaboration avec la réception) : remarques, problèmes, épurations des doublons tous les deux mois
• Suivi mensuel du compte débiteur client de l'hôtel
• Reporter au Directeur toutes demandes de société avec un potentiel Corporate
• Communiquer régulièrement avec sa direction et lui transmettre des rapports hebdomadaires

Type de contrat

CDI

Durée du travail

39H/semaine

Jour de travail

Samedi

Salaire

• A négocier selon profil

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Anglais Cette langue est indispensable

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Hébergement touristique et autre hébergement de courte durée

Employeur