Assistant / Assistante de direction (H/F)

ADEF RESIDENCES LA MAISON DU SOPHORA; Gauchy; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement médico-social recherche un(e) Assistant(e) de direction pour gérer l'administratif et le suivi des dossiers du personnel. Le candidat doit avoir une expérience de 1 an et un Bac+2 en secrétariat. Les tâches incluent la gestion des congés, des absences et des factures. Un bon niveau informatique et le permis de conduire sont requis. Le poste est basé à Gauchy avec un salaire brut mensuel de 2306,80 Euros.

Qualifications

• Expérience de 1 an utile à la fonction.
• Maîtrise des outils informatiques requis.
• Capacités d'organisation et de réactivité.

Responsabilités

• Suivre administratif des dossiers du personnel.
• Assurer le suivi des congés et absences.
• Effectuer les encaissements et gestion de la caisse.
• Réceptionner les salariés et répondre à leurs demandes.
• Éditer les factures et gérer les comptes clients.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Gestion du courrier

Planification des tâches

Permis B - Véhicule léger

Formation

Bac+2 ou équivalent en Secrétariat/Assistanat

Description du poste

Offre n° 201TVNF
Assistant / Assistante de direction (H/F)

Vos missions : Sous l'autorité du Directeur d'établissement, dans le respect des procédures, en lien avec le siège social le cas échéant et dans le respect du secret professionnel, vous aurez en charge le suivi administratif des dossiers du personnel. En collaboration avec la Cheffe de service éducatif et la responsable hôtelière, vous assurez le suivi des congés, absences, pointages... réalisez toute tâche à la demande du Directeur ou du Responsable hiérarchique.

Description des activités : Accueil :- Recevoir les salariés et répondre à leurs demandes. Le cas échéant : suivre les effectifs des repas des résidents et personnels (pointage et transmissions en cuisine). Fonctionnement administratif :- Assurer le suivi de la caisse (encaissement des paiements et gestion quotidienne de la caisse).- Assurer le suivi des visites médicales- Réaliser les embauches et réembauche dans le logiciel de paie- Alimenter le logiciel de paie- Réaliser les rapprochements bancaires, états des monnaies et reconstitutions des chiffres d'affaires mensuels- Éditer les factures et saisir les chèques de règlement dans le logiciel de gestion des comptes clients- Réaliser l'état mensuel CPAM pour le forfait soins- Consulter les relevés bancaires et saisir les informations dans le logiciel de gestion des comptes clients- Facturer aux conseils départementaux les factures hébergement pour les résidents relevant de l'Aide sociale- Remettre les chèques en Banque- Saisir les bons de commande (en partenariat avec l'agent de maintenance, la responsable hôtelière, la cheffe de service éducatif) , bon de livraison et factures dans le logiciel CEGIDQualités : Une Bonne maîtrise de l'outil informatique utiles à la fonctionRespecter les prescriptions du référentiel ( procédures, modes opératoires . .)Capacités à la polyvalenceConnaissances comptablesRigueur, réactivité, organisation, méthode.

Conditions d'exercice : travail hebdomadaire du lundi au vendredi de 9H00 /12H30 - 13H30 /17H30 ( avec pauses ).

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salary

• Salaire brut : Mensuel de 2306.80 Euros sur 12 mois

Déplacements:Ponctuels Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction Cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• B - Véhicule léger Ce permis est indispensable

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Employeur

50 à 99 salariés

La Maison du Sophora est un établissement accueillant des adultes traumatisés crâniens et/ou victimes de lésions cérébrales acquises, de 44 places d'internat (40 permanents et 4 temporaires) et 2 places d'accueil de jour. Adef Résidences, l'organisme gestionnaire de la « Maison du Sophora » est une association à but non lucratif spécialisée dans la création et la gestion d'établissements Médico-sociaux et sanitaires depuis 1992.