Assistant / Assistante de direction (H/F)

SOC PHILANTHROPIQUE; Corbeil-Essonnes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une structure sociale située à Corbeil-Essonnes recherche un(e) Assistant(e) de direction pour gérer l'accueil et les activités administratives. Vous aurez pour missions de filtrer les appels, organiser des réunions, gérer la documentation ainsi que les aspects comptables et humains. Un Bac+2 en secrétariat et 3 ans d'expérience dans le secteur médico-social sont essentiels. Le poste est en CDI avec un travail de 35 heures par semaine et un salaire selon la convention collective 1965.

Qualifications

• 3 ans d'expérience dans le secteur médico-social
• Bac+2 ou équivalent en secrétariat ou assistanat de direction

Responsabilités

• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Préparer et organiser les réunions
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Établir l'état des comptes des résidents

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Classement de documents

Analyse de données

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches

Gestion administrative du personnel

Veille documentaire

Rédaction de rapports

Formation

Bac+2 ou équivalent en secrétariat

Description du poste

Offre n° 201FVCD Assistant / Assistante de direction (H/F)

Missions : Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques. Accueillir les usagers. Préparer et organiser les réunions. Préparer et contrôler les dossiers nécessaires (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions). Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus. Organiser le tri et l’archivage des documents importants (papier et numérique) (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information). Traiter, trier et diffuser les mails. Réceptionner et trier le courrier. Rédaction et mise en page des courriers administratifs, actualisation des procédures et du livret d’accueil. Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire. Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail. Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting). Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Communication : Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, comptes rendus). Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant). Comptabilité : Facturer les frais de séjour (caisses). Gérer les caisses - Résidents et établissement (entrées, sorties, clôture mensuelle). Gérer et actualiser les dépenses d’argent de poche des résidents. Établir l’état des comptes des résidents. Gérer et suivre les factures fournisseurs. Ressources humaines : Procéder à la rédaction des contrats (CDD, CDI). Procéder aux déclarations préalables à l’embauche. Préparer le dossier d’accueil pour les nouveaux arrivés. Distribution des fiches de paie. Activités éventuelles : Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations. Réaliser un suivi administratif du personnel. Veiller à la bonne tenue de l’établissement.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée
Salaire

• REMUNERATION SELON CCN 1965

Profil souhaité

Expérience

• 3 An(s) - secteur Médico-social possible. Cette expérience est indispensable.
• Bac+2 ou équivalents en secrétariat, assistanat direction. Cette formation est indispensable.

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité.
• Assurer un accueil téléphonique.
• Classer des documents.
• Collecter et analyser des données, des informations.
• Gestion administrative du courrier.
• Planification des tâches et gestion des priorités.
• Réaliser la gestion administrative du personnel.
• Réaliser une veille documentaire.
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité.

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux.

Employeur

La MAS Serge Dassault Corbeil‑Essonnes accueille des personnes handicapées psychiques vieillissantes, ayant une autonomie ambulatoire, présentant des troubles importants du comportement. Elle propose un hébergement permanent et dispose de 4 unités de 10 chambres chacune avec un office.

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