Assistant Administratif & Pédagogique H / F

IONIS Education Group; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un leader de l'enseignement supérieur privé à Paris recherche un soutien administratif pour gérer les admissions, le suivi des étudiants et les relations avec les intervenants. Ce poste requiert aisance avec les outils informatiques, sens de l'organisation et capacité à travailler en équipe. Engagement pour un recrutement inclusif et diversifié.

Qualifications

• Grande aisance avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique.
• Connaissance des établissements d'enseignement supérieur.
• Capacité à utiliser des systèmes intranet.

Responsabilités

• Support à la direction, à la pédagogie et aux admissions.
• Suivi des devis et des commandes.
• Gestion des contrats d'alternance.
• Suivi administratif des intervenants.

Connaissances

Aisance avec les outils informatiques & Pack Office

Connaissance de l'environnement des établissements d'enseignement supérieur

Utilisation des ENT / intranets professionnels

Description du poste

Responsabilités

Missions globales

• Support à la direction, à la pédagogie et aux admissions
• Accueil, appels téléphoniques, prises de rendez-vous auprès des :
• étudiants, intervenants, visiteurs, candidats,
• Lancement de certains cours
• Suivi de devis, prises de commandes
• Traitement et suivi des questions liées à la qualité et au règlementaire :
• Qualiopi
• Stages / alternance et relations entreprises
• Réception et vérification des demandes, transmission aux responsables pédagogiques
• Mise en place et suivi des contrats d'alternance (professionnalisation et apprentissage)
• Elaboration des conventions de stage, édition et envoi des documents aux parties prenantes
• Préparation et organisation du / des forum(s) entreprises
• Envoi des CV books
• Facilitation des partenariats avec les entreprises
• Travail sur les enquêtes
• Suivi de la facturation et de la paie des intervenants pédagogiques
• Edition des contrats et des bons de commande pour les interventions
• Centralisation, vérification et archivage des factures
• Transmission des factures au service comptable pour mise en paiement et pointage des heures effectuées par chaque intervenant
• Transmission des contrats et éléments de paie des intervenants à la comptabilité
• Traitement des réclamations des intervenants
• Suivi des étudiants :
• Préparation des rentrées et entretiens administratifs
• Envoi des courriers, attestations, certificats et bulletins de notes
• Assurer le lancement des cours, projets et événements pédagogiques
• Suivi de l'émargement et suivi des présences, absences et retards
• Saisie des notes, préparation de jury
• Suivi et gestion de la VAE
• Gestion des réinscriptions
• Gestion des inscriptions aux activités annexes (sportives, etc.)
• Soutien à la vie étudiante et associative
• Suivi de la qualité :
• Suivi général de la qualité
• Organisation de la préparation aux audits Qualiopi
• Réponses aux enquêtes administratives et traitement des contraintes règlementaires
• Suivi administratif des intervenants
• Complétion et suivi des dossiers administratifs des intervenants
• Enregistrement au rectorat des intervenants

Compétences requises :

• Grande aisance avec les outils informatiques & Pack Office (Google Forms, Excel, Teams, Word, PowerPoint)
• Connaissance de l'environnement des établissements d'enseignement supérieur
• Utilisation des ENT / intranets professionnels

Qualités :

• Aisance relationnelle, cordialité avec les étudiants et les professeurs
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Travail en équipe
• Prise d'initiative

Si vous souhaitez rejoindre le leader de l'enseignement supérieur privé en France porté sur l'innovation et l'esprit d'entreprendre et intégrer des équipes passionnées et pleines d'ambitions, alors n'hésitez pas à postuler !

Ionis Groupe s'engage en faveur d'une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l'égalité des chances. Nous avons à cœur de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d'égalité des sexes ou encore d'intergénérationnel.