Assistant administratif Mobile

Réseau Paris Formations & Compétences; Paris; Sur place; EUR 22 000 - 25 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de formation en île-de-France recherche un assistant administratif mobile pour gérer l'appui administratif et logistique au sein de plusieurs sites à Paris. Le candidat idéal a une expérience pertinente dans un environnement de formation, fait preuve de rigueur et possède des compétences relationnelles solides. Vous serez chargé de suivre l'administration des apprentis et des formateurs, ainsi que de coordonner les examens. Un contrat de 1 an est proposé avec plusieurs avantages, dont un accès au restaurant d'entreprise.

Prestations

75 % du titre de transport pris en charge

Accès au restaurant d’entreprise

44 jours de congés annuels + 3 à 5 jours bonifiés

Qualifications

• Expérience souhaitée dans un environnement de formation.
• Maîtrise des logiciels de gestion nécessaires.
• Connaissance des outils MS-Office.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des apprentis et formateurs.
• Coordination des inscriptions aux examens.
• Gérer les communications avec les maîtres d’apprentissage.
• Préparer logistique et organisation des jurys d'examen.

Connaissances

Connaissance de l’environnement professionnel de la formation

Aisance dans l’utilisation de logiciels de gestion

Utilisation de la suite MS-Office

Rigueur et organisation

Sens relationnel et discrétion

Flexibilité et réactivité

Formation

Expérience sur un poste similaire

Outils

GRC/ERP

MS-Office

Description du poste

Qui sommes-nous ?

La Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue (DRAFPIC) accompagne le développement de la formation professionnelle tout au long de la vie au sein de l’académie de Paris. Elle appuie l’ingénierie de projets stratégiques, pilote des partenariats institutionnels et accompagne les évolutions du réseau de la formation. Le Centre de Formation d’Apprentis (CFA) académique contribue à la mise en œuvre des formations en apprentissage, au suivi des apprentis et au développement des relations avec les entreprises et les établissements partenaires.

Vos missions

En tant qu\'assistant administratif mobile vous assurez un appui administratif et organisationnel auprès des équipes pédagogiques, des formateurs, des référents apprentissage, des UFA, des entreprises et des apprentis. Vous intervenez sur plusieurs sites afin de garantir le bon fonctionnement du CFA

Gestion administrative des apprentis et des formateurs

• Assurer le suivi administratif des dossiers apprentis : inscriptions, absences, discipline, pièces manquantes, bulletins scolaires
• Gérer le suivi administratif des formateurs : feuilles d’émargement, états d’heures, informations pédagogiques
• Mettre à jour les bases de données sur Yparéo / NetYparéo
• Coordonner et préparer les documents pédagogiques (supports élèves et enseignants)
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, comptes rendus, rapports)

Interface avec les entreprises et les référents apprentissage

• Assurer une communication régulière avec les maîtres d’apprentissage (absences, difficultés, discipline, relances)
• Transmettre les informations relatives au parcours de l’apprenti (évaluations, visites en entreprise, examens)
• Appuyer les référents apprentissage et les équipes pédagogiques dans la gestion des situations complexes

Gestion des examens et de la scolarité

• Coordonner les inscriptions aux examens (SIEC, certifications, CCF)
• Préparer la logistique et l’organisation administrative des jurys de validation
• Vérifier la conformité des dossiers d’examen (livrets d’apprentissage, convocations, pièces réglementaires)

Information, organisation et logistique

• Informer les apprentis sur les démarches CFA, la scolarité et les examens
• Organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, prise de notes, rédaction des comptes rendus)
• Apporter un appui organisationnel lors des conseils pédagogiques, réunions UFA et commissions
• Gérer de manière autonome les fournitures administratives et pédagogiques (commandes, stocks, distribution)
• Assurer le suivi logistique de la vie scolaire (salles, matériel, supports pédagogiques)

Promotion et projets transverses

• Participer activement aux actions de promotion du CFA : salons, Journées Portes Ouvertes, forums, événements régionaux, master class...
• Contribuer aux projets transverses du CFA académique (qualité, innovation, numérique)

Liste non exhaustive.

Nous recrutons et reconnaissons tous les talents, et nous sommes attachés à la mixité et à la diversité.

Profil recherché

Vous justifiez idéalement d’une expérience sur un poste similaire, avec une connaissance du fonctionnement d\'un CFA.

• Connaissance de l’environnement professionnel de la formation appréciée
• Aisance dans l’utilisation de logiciels de gestion (GRC/ERP)
• Utilisation de la suite MS-Office (Word, Excel, Outlook, SharePoint)
• Vous êtes reconnus pour votre rigueur et votre organisation
• Vous avez un réel sens relationnel et de la discrétion
• Vous faite preuve de flexibilité, de réactivité et prise d’initiatives
• Sens du service public et aptitude au travail en équipe.

Nous recrutons et reconnaissons tous les talents, et nous sommes attachés à la mixité et à la diversité.

Avantages

• 75 % du titre de transport pris en charges.
• Accès au restaurant d’entreprise.
• 44 jours de congés annuels + 3 à 5 jours bonifiés.
• Rémunération : 22000 à 25 000 € brut/an, selon profil.
• CDD 1 an (renouvelable) – Catégorie A.
• Temps plein (37 h/semaine) – 1 607 heures annuelles.
• Déplacements quotidiens à prévoir sur les sites du CFA situés à Paris.

Si vous êtes animé(e) par le sens du service public et le travail en équipe, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe. Postulez dès maintenant et rejoignez-nous pour faire la différence !