Assistant Administratif H / F

Smac; Boulogne-Billancourt; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise du secteur administratif recherche un secrétaire administratif pour ses bureaux à Boulogne-Billancourt. Le candidat devra gérer des tâches variées telles que la gestion d'appels d'offres, l'administration du personnel et le suivi des fournisseurs. Une expérience réussie de 4 à 5 ans dans un poste similaire est requise, ainsi qu'une bonne maîtrise de SAP et du Pack Office, notamment Excel. Le poste nécessite rigueur, organisation et de bonnes qualités relationnelles pour interagir avec divers services de l'entreprise.

Qualifications

• Expérience de 4 à 5 ans sur un poste similaire dans le secteur administratif.
• Maitrise de SAP et du Pack Office, notamment Excel.
• Qualités relationnelles pour interagir avec divers services.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et gérer les appels téléphoniques.
• Préparer et suivre les appels d'offres.
• Gérer les dossiers d'embauche et le registre du personnel.
• Contrôler les points des employés et organiser leurs déplacements.
• Valider les documents des sous-traitants et gérer les factures fournisseurs.

Connaissances

Rigueur

Relationnel

Gestion du temps

Organisation

Outils

SAP

Pack Office (Excel)

Description du poste

Rattaché au Responsable Administratif et Comptable de l'agence, vos missions sont les suivantes :

SECRETARIAT

• Accueil physique et gestion des appels téléphoniques,
• Gestion de la messagerie électronique d'agence,
• Gestion du courrier,
• Gestion des fournitures et de la documentation,

APPEL D'OFFRES

• Création des clients dans l'ERP (SAP)
• Préparation, rédaction, dépôt et suivi des appels d'offres,
• Support aux équipes du BE PRIX : Organisation et suivi du planning des dates d'échéances des AO à venir.

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

• Gestion des dossiers d'embauches,
• Mise à jour du registre du personnel et de l'affichage obligatoire,
• Suivi des formations, des visites médicales, des congés, et des intempéries,
• Contrôle des pointages des compagnons,
• Être au contact des entreprises de travail temporaires,
• Préparation des déplacements des collaborateurs (réservation de trains, hôtels, ),
• Saisie des notes de frais des compagnons,

SOUS-TRAITANCE

• Gestion et MAJ des documents administratifs des sous-traitants
• Validation auprès du service juridique
• Demande d'agrément des sous-traitants auprès de nos clients
• Demande de création des badges chantier

FOURNISSEURS

• Contrôle et validation des factures de frais généraux,
• Réponses aux relances fournisseurs (téléphone, mail et papier)

DIVERS

• Gestion des EPI (commande, suivi, inventaire)
• Suivi des contrôles règlementaires

Vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins 4 / 5 ans sur un poste similaire.

La maitrise de SAP et du Pack Office (EXCEL) est attendue.

Au cours de vos précédentes expériences, vous avez su faire preuve de rigueur, de structure dans votre méthodologie de travail.

Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et votre capacité à interagir avec les différents services de l'entreprise.