Assistant administratif

cdg69; Nouvelle-Aquitaine; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un poste est à pourvoir pour un adjoint administratif au sein de la direction citoyenneté. Les missions incluent la gestion des plannings, la prise de commandes, et le suivi des factures. Ce rôle nécessite rigueur, autonomie et compétences informatiques, notamment en WORD et EXCEL. Le contrat est complet, avec possibilité de renouvellement.

Qualifications

• Connaissance de la collectivité est attendue.
• Compétences administratives et de gestion.
• Être rigoureux, méthodique et autonome.

Responsabilités

• Gestion des plannings et suivi des frais de déplacement.
• Prise des commandes et contrôle des stocks d’urnes.
• Traitement des factures et rédaction des comptes rendus.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques

Sens de l'organisation

Rigueur

Méthodique

Autonomie

Travail en équipe

Outils

WORD

EXCEL

ASTRE

INCOVAR

LOMACO

Description du poste

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Un poste d’assistant administratif – adjoint administratif est à pourvoir à la direction citoyenneté et accueil des usagers, service funéraire.

L’agent sera placé sous l’autorité du responsable du service funéraire. Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES

Gestion des plannings des chauffeurs-porteurs ; gestion des heures et des frais de déplacements :

• Elaboration des plannings quotidiens et transmission aux agents ;
• Elaboration des plannings de service (mensuels) ;
• Suivi des congés ;
• Suivi des frais de déplacements ;
• Mise à jour quotidienne des heures effectuées par les agents et transmission à la DRH des états des frais de déplacements (par semestre).

Prise des commandes passées par les conseillers funéraires :

• Réception des appels et élaboration des bons de commande ;
• Transmission des commandes aux agents pour préparation ;
• Edition et vérification des fiches de préparation des cercueils ;
• Suivi de l’occupation quotidienne des salons funéraires.

Gestion des stocks d’urnes :

• Contrôle physique des stocks en collaboration avec les agents et transmission aux conseillers.

Traitement des factures :

• Vérification et traitement des commandes, suivi des factures ;
• Recherches par marchés, par fournisseurs…

Rédaction des comptes rendu de réunion :

• Accueil téléphonique ;
• Orientation des familles et des fleuristes dans les salons.
• En collaboration avec le responsable adjoint, suppléance de certaines tâches du responsable de la chambre funéraire ;
• Missions annexes : classement, archivage, commande de fournitures de bureau… Profils recherchés - Connaissance de la collectivité ;
• Maitrise des outils informatiques (WORD, EXCEL, logiciels spécifiques : ASTRE, INCOVAR, LOMACO…) ;
• Avoir le sens de l’organisation, être rigoureux et méthodique ;
• Savoir rendre compte ;
• Savoir faire preuve d’autonomie, d’initiative et de réactivité ;
• Savoir travailler en équipe.

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Assistant Administratif • Haute-Vienne, FR