Apprenti - Assistant de Gestion H/F

VINCI ENERGIES FRANCE INFRAS IDF NORD EST; Les Ulis; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée dans les travaux d'énergie recherche un(e) Assistant(e) de Gestion pour soutenir ses opérations administratives quotidiennes. Vous serez chargé(e) de la gestion des dossiers, de la communication interne et de l'organisation d'événements. Le poste requiert de l'organisation, une communication efficace et un bon sens de la gestion de plusieurs tâches. Ce rôle est situé à Les Ulis en Île-de-France.

Qualifications

• Sens de l'organisation et rigueur.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Bonnes compétences en communication.

Responsabilités

• Suivre les dossiers administratifs et mettre à jour les documents des sous-traitants.
• Gérer les visites et les appels téléphoniques.
• Préparer les supports de réunion et organiser des événements d'entreprise.
• Gérer la flotte de véhicules et les intérimaires.
• Réaliser des commandes et gérer les approvisionnements.

Description du poste

L'entreprise SDEL RAIL, filiale à taille humaine du groupe VINCI ENERGIES, recherche un(e) Assistant(e) de Gestion pour l'accompagner dans sa croissance.SDEL Rail réalise pour la SNCF des travaux d'énergie et télécom en Ile de France. Nos équipes combinent une double expertise : expertes métier en HT, BT et télécom, elles sont également spécialisées dans les travaux en emprises ferroviaires en exploitation. Elles mettent en oeuvre des solutions adaptées et durables dans le respect des règles de l'art et des instructions nationales de la SNCF.Votre mission :Rattaché.e à la Responsable Administrative et Comptable, vous jouerez un rôle clé dans le soutien administratif quotidien de l'entreprise, vous garantirez le bon fonctionnement de :Gestion administrative de l'entreprise :o Suivre les dossiers et mettre à jour les documents des sous-traitanto Accueillir les visiteurs et répondre au standard téléphoniqueo Ouvrir et distribuer le courriero Gérer les documents internes (signature)o Rédiger des courrierso Préparer les supports de réuniono Gérer les problèmes des locauxo Mettre à jour les documents de l'entreprise (organigramme, tableaux d'affichages, tableau de suivi)o Participer au process d'intégration des nouveaux collaborateurs (accueil, matériel)o Suivi des formations (envoie des convocations, enregistrement des attestations et mise à jour des tableaux de suivi)Communication et évènement d'entrepriseo Organiser les événements et réunion d'entrepriseo Diffuser les notes d'informations relatives à l'entrepriseGestion du parc véhicules :o Gérer les contraventionso Gérer les documents (carte grise, vignette, assurance, carte Total)o Déclarer les sinistres auprès de l'assureuro Prendre les RDV auprès des garages et faire le suivi des entretiens des véhiculesGestion des intérimaires :o Faire le suivi des contratso Vérifier les documents des intérimaireso Récolter et saisir les pointages dans le logicielo Saisir les factures intérimairesGestion des équipements :o Paramétrage des équipements informatiques et résolution des problèmes en appui avec le correspondant informatiqueo Faire l'inventaire et le suivi du matériel dans le magasin en collaboration avec le magasinierGestion des approvisionnements :o Réaliser les commandes, assurer leurs suivis et leurs régularisationso Réaliser les relances nécessaires auprès des fournisseurso Organiser les locations des matériels, et bases vie ainsi que leurs restitutionso Organiser les transports pour approvisionner les chantierso Organiser les retours matériels en collaboration avec le magasinierLes missions énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer tant que ces missions restent dans le cadre de l'aide aux collaborateurs de l'entreprise.