Agent Administratif H / F

Fondation de la maison du Diaconat; Mulhouse; Sur place; EUR 20 000 - 25 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation sociale à Mulhouse recherche un(e) assistant(e) manager pour gérer des tâches administratives et accueillir des visiteurs. Vous serez responsable de la gestion de la documentation et des outils de reporting. Le candidat idéal possède un BTS en gestion et possède un sens aigu des relations interpersonnelles, avec des notions d'anglais appréciées.

Qualifications

• Formation en gestion ou assistance managériale.
• Permis B requis.
• Notions d'anglais appréciées.

Responsabilités

• Gestion administrative des documents et dossiers institutionnels.
• Accueil et orientation des visiteurs.
• Gestion des commandes et suivi des factures.

Connaissances

Sens de l'accueil

Capacités relationnelles

Maîtrise des outils bureautiques

Formation

BTS Assistant(e) Manager ou assistant(e) de gestion PME-PMI

Outils

Pack Office

Outils de reporting

Description du poste

Service : AppuiSolidarités - Secteur asile et réfugiés (SIR / CPH / PRR) AppuiSolidarités, Pôle Social de la Fondation de la Maison du Diaconat de Mulhouse, accompagne les personnes isolées, familles, enfants et jeunes en situation de vulnérabilité sociale, dans le but de les aider à la mise en oeuvre de leur projet de vie. Les acteurs d'AppuiSolidarités développent leurs pratiques sur des principes éthiques et déontologiques relatifs à la prise en compte des forces et des expériences des personnes dans l'accompagnement psychosocial, dans une visée d'émancipation de la personne. Vos missions : Tâches administratives : - Gestion et suivi administratif des documents institutionnels relatifs aux personnes accompagnées et au service : préparation de dossiers, rédaction, mise en forme documents, classement, suivi de paiements, etc. - Participation à la conception d'outils de gestion des activités ainsi qu'à leur alimentation - Gestion de caisse - Suivi et Extraction de statistiques liés à l'activité du service - Mise à jour des bases de données, des fichiers, et du logiciel RH, suivi des absences - Opérations classiques de secrétariat : Photocopies, scans, archivage, gestion courrier, affichage, etc. - Gestion des commandes et d'achats validés par la cheffe de service - Pointage des factures afférentes au fonctionnement du site - Gestion du planning des salles de réunion - Veille du respect des règles, contrats et chartes qui régissent les rapports entre les usagers et l'institution, - Collaboration au travail d'équipe et à la cohésion associative Tâches liées à l'accueil : - Ouverture des locaux, - Accueil et orientation des personnes se présentant à l'accueil - Répondre au téléphone, transférer les appels, prise et transmission de messages, - Assurer la circulation des informations liées au service. - Gestion et prise de rendez-vous Rythme de travail : - 28h - Sur 4 jours ou sur 5 jours à répartir du lundi au vendredi

Profil : Formation : - Vous êtes titulaire d'un BTS Assistant(e) Manager ou assistant(e) de gestion PME-PMI. - Vous êtes titulaire du permis B. - Vous avez des notions d'anglais Comportement professionnel : - Sens de l'accueil et capacités relationnelles - Intérêt pour le public étranger sous protection internationale. - Ouverture à l'interculturalité. - Maîtrise de normes rédactionnelles, des outils bureautiques (Pack Office) et de communication (Internet, outlook) - Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord - Avoir le sens de la discrétion et confidentialité, - Travailler en équipe, - Savoir s'adapter à des situations de changement, - Avoir une approche positive des personnes - Savoir organiser son travail et rendre compte de son activité à sa hiérarchie. Nous attendons avec impatience de recevoir vos candidatures et de travailler avec des professionnels talentueux et engagés pour renforcer notre équipe.