Administrative Assistant H / F

Til Technologies; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Aix-en-Provence recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en CDI. Vous serez responsable de l'accueil des visiteurs, de l'organisation logistique et du suivi des formations. Un Bac à Bac +2 en gestion est requis, avec une expérience préalable appréciée. Le poste offre un package attractif allant de 25K€ à 30K€, avec des avantages tels que des primes et une mutuelle attractive.

Prestations

Plateforme e-learning

Perspectives d'évolution

Prime de Participation

Mutuelle prise en charge à 70%

Forfait mobilité durable

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire (polyvalence administrative, gestion de flux, support interne).

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels entrants.
• Organiser les réservations pour les déplacements et événements.
• Assurer le suivi complet des formations, de l'inscription à la facturation.
• Suivre les interventions des prestataires et contribuer aux contrôles réglementaires.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle

Excellente communication orale et écrite

Sens de l'accueil et esprit de service

Niveau d'anglais professionnel

Formation

Bac à Bac +2 en gestion ou assistanat

Description du poste

ACCUEIL ET GESTION DES FLUX

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels entrants
• Gérer les entrées et sorties de personnes (visiteurs, prestataires, livreurs)
• Contrôler l'accès aux locaux et faire signer les documents de sécurité
• Traiter les e-mails reçus sur la boîte de contact de l'entreprise

SUPPORT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE

• Organiser les réservations pour les déplacements et événements (hôtels, repas, transports)
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis
• Gérer les envois postaux et affranchissements
• Suivre l'état des stocks de fournitures et consommables
• Réaliser les commandes et gérer la relation avec les fournisseurs
• Participer au rangement et à l'organisation des espaces partagés (réserve, cafétéria, etc.)

SOUTIEN À LA FORMATION CLIENTS

• Assurer le suivi complet des formations, de l'inscription à la facturation, en lien avec les équipes internes et les clients :
• Avant la formation :

  Organisation administrative des sessions (inscriptions, rendez-vous, devis, relances clients et collaborateurs)

• Pendant la formation :

  Préparation logistique et documentaire (supports, convocations, attestations), mise à jour des plannings, gestion des rattrapages

• Après la formation :

  Suivi post-formation (facturation, questionnaires de satisfaction, mise à jour du CRM)

SERVICES GÉNÉRAUX

• Suivre les interventions des prestataires (nettoyage, entretien, maintenance)
• Contribuer au suivi des contrôles réglementaires
• Participer aux réunions internes sur les aspects sécurité, santé et environnement
• Mettre à jour les bases de données ERP et CRM

Conditions d'emploi

• Poste en CDI contrat 35H
• Fourchette : 25K€ - 30K€ (package)

Convention collective : Syntec.

Avantages

• Une plateforme e-learning pour booster vos compétences en continu
• Des perspectives d'évolution et de mobilité au sein du groupe Vitaprotech, en France ou à l'international
• Prime de Participation
• Une mutuelle prise en charge à 70%, et des tickets restaurant à 11,50€ pris en charge à 60%
• Un forfait mobilité durable (Remboursement de 75% de l'abonnement de transport et / ou avantage covoiture / vélo)

Dans le programme Vitaprotech, vous pouvez obtenir une Prime de Cooptation de 1000€.

Profil recherché

Bac à Bac +2 en gestion, assistanat ou équivalent

Expérience sur un poste similaire (polyvalence administrative, gestion de flux, support interne)

Compétences clés

• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, base de données)
• Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle avec rigueur
• Excellente communication orale et écrite
• Sens de l'accueil, présentation soignée et esprit de service
• Niveau d'anglais professionnel pour les échanges clients ou prestataires