Personal Assistant (d/w/m) für unseren COO in Essens führender Sprachschule

DÜS Eckert Spracheninstitut GmbH; Essen; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Bildungsinstitution für Integrationskurse sucht eine Persönliche Assistenz in Vollzeit, die den COO unterstützt. Zu den Aufgaben gehören Kalendermanagement, E-Mail-Korrespondenz und die Planung von Projekten. Wünschenswert sind verhandlungssichere Deutschkenntnisse und Kommunikationsstärke. Das Unternehmen bietet ein dynamisches Arbeitsumfeld und zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten.

Leistungen

Modern ausgestatteter Arbeitsplatz

Karrieremöglichkeiten

Einarbeitung durch Kolleg*innen

Zuschuss zum Jobticket

Freundliches Team

Qualifikationen

• Organisationstalent und vorausschauendes Denken sind notwendig.
• Vertraulichkeit und Loyalität sind unerlässlich.
• Erfahrung im Umgang mit interkulturellen Teams ist von Vorteil.

Aufgaben

• Unterstützung des COO bei administrativen Aufgaben.
• Planung und Koordination von Meetings.
• Bearbeitung von E-Mails und Anrufen.

Kenntnisse

Deutsch (verhandlungssicher)

Englisch (fließend)

Kommunikationsstärke

Strukturiertheit

Flexibilität

Technische Fähigkeiten

Jobbeschreibung

DÜS Eckert ist der führende Anbieter von Deutsch- und Integrationskursen in Düsseldorf und Essen. Wir haben seit 2004 über 30.000 geflüchteten und migrantischen Menschen in unseren Kursen erfolgreich die deutsche Sprache vermittelt. Dabei leisten wir einen essenziellen Beitrag, um unsere Teilnehmenden bei einer aktiven gesellschaftlichen Teilhabe zu unterstützen.

Unsere Schulen sind auf Integrationskurse und Deutschprüfungen spezialisiert. Außerdem bieten wir für innovative Unternehmen individualisierte Onlinesprachkurse an.

Wir suchen ab sofort eine engagierte Persönliche Assistenz (d/w/m) in Vollzeit (40 Stunden), die unseren COO in Essen bei seiner Arbeit unterstützt.

Du übernimmst administrative Aufgaben wie Kalendermanagement, E-Mail-Korrespondenz und Reiseplanung und unterstützt William in seiner Rolle als COO. Dabei koordinierst du Termine, planst Events und überwachst laufende Projekte, um seinen Arbeitsalltag reibungslos zu gestalten. Außerdem wirst du direkt an der Lösung realer Herausforderungen arbeiten und eigenständig Aufgabenbereiche übernehmen.

Freust du dich auf einen dynamischen Arbeitsalltag und die Herausforderung, als Persönliche Assistenz in einem schnell wachsenden sozialen Bildungsunternehmen mitzuwirken? Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen!

Aufgaben

• Assistenz: Du arbeitest eng mit William zusammen und unterstützt ihn in sämtlichen Aspekten seines Arbeitsalltags. Du denkst einen Schritt voraus und erkennst Bedürfnisse vorzeitig.
• Planung: Du verwaltest seinen Kalender, einschließlich der Planung von Meetings, Terminen und anderen Verpflichtungen. Du prüfst Termine proaktiv auf Aktualität und behältst Fristen zuverlässig im Blick.
• Korrespondenz: Du bearbeitest E-Mails und Anrufe, entwirfst, überprüfst und versendest Nachrichten für ihn. Du kommunizierst präzise, klar und situationsgerecht schriftlich wie mündlich.
• Kommunikation: Du bist Ansprechperson für Mitarbeitende an unseren verschiedenen Standorten, Kund*innen und Kooperationspartner*innen. Dabei überzeugst du mit interkultureller Kompetenz, Feingefühl für Ton und Kontext sowie Durchsetzungsvermögen, ohne die Balance zu verlieren.
• Eigene Aufgaben: Du übernimmst eigene Aufgaben wie die Koordination, Überwachung und Kommunikation von Projekten, wie z. B. der Planung von Teamevents. Du entwickelst selbstständig Lösungsvorschläge und reduzierst Rückfragen.
• Dokumentation: Du verwaltest Unterlagen und Dokumente, pflegst ein physisches und digitales Ablagesystem und entwickelst die Dokumentation unserer Prozesse weiter. Dabei arbeitest du äußerst sorgfältig und achtest auf fehlerfreie Details.
• Vorbereitung der Buchhaltung: Du unterstützt bei kleineren Buchhaltungsaufgaben, wie der Vorbereitung von Rechnungen und Kreditkartenabrechnungen für unsere Buchhaltung.

Qualifikation

• Sprachen: Du beherrschst Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau (mindestens C1) und Englisch auf fließendem Niveau (mindestens B2). Sichere Ausdrucksweise und stilsichere Formulierungen sind für dich selbstverständlich.
• Diskretion: Du wahrst absolute Verschwiegenheit bei vertraulichen Informationen. Loyalität und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Daten sind für dich selbstverständlich.
• Strukturiertheit: Du liebst es, äußerst organisiert und sorgfältig zu arbeiten. Du planst vorausschauend, erkennst Zusammenhänge und setzt Prioritäten konsequent.
• Kommunikationsstärke: Du besitzt mündlich und schriftlich exzellente Kommunikationsfähigkeiten, bist dabei effektiv und behältst immer den Überblick. Du passt deinen Stil zielsicher an unterschiedliche Hierarchien und Kulturen an.
• Eigenständigkeit und Teamfähigkeit: Du arbeitest gerne konzentriert und eigenständig an deinen Aufgaben. Außerdem macht dir die Zusammenarbeit im Team Spaß und du bist in der Lage, produktive Arbeitsbeziehungen zu pflegen. Du baust tragfähige Kontakte auf und entschärfst Konflikte diplomatisch.
• Flexibilität: Du arbeitest gerne in einem dynamischen Aufgabenumfeld und kannst gut damit umgehen, wenn sich dein Aufgabenschwerpunkt spontan verändert. Auch unter hohem Druck bleibst du ruhig und behältst die Qualität deiner Arbeit bei.
• Technische Fähigkeiten: Du hast gute technische Fähigkeiten, kennst dich hervorragend mit dem Computer und gängigen Programmen aus und arbeitest dich gerne und schnell in neue Software ein. Neue Systeme und Tools verstehst du zügig und wendest sie souverän an.
• Analytisches Denken: Du erfasst komplexe Sachverhalte schnell, beurteilst Risiken nüchtern und findest effektive Lösungen.
• Soziale Intelligenz: Du gehst empathisch mit dem Team und externen Partnern um und förderst ein vertrauensvolles, produktives Arbeitsklima.

Benefits

• Ein großartiges Team: Unser Team ist unser Alleinstellungsmerkmal. Nirgendwo sonst findest du so freundliche, kompetente Kolleg*innen, die sich immer gegenseitig unterstützen und voneinander lernen.
• Einarbeitung: Du bekommst eine genaue Einarbeitung von weiteren Personal Assistants im Team und anderen hilfsbereiten Kolleg*innen, die dir bei Fragen zur Seite stehen.
• Karrieremöglichkeiten: Als Personal Assistant bekommst du einen detaillierten Einblick in unsere Unternehmensabläufe und andere Positionen. Damit erhältst du eine perfekte Gelegenheit, dich weiterzuentwickeln, auch im Hinblick auf mögliche spätere Positionen.
• Ausstattung: Du erhältst eine moderne technische Ausstattung und Geräte für deine Arbeit.
• Weiterbildung: Du bekommst interne und externe Weiterbildungsangebote.
• Schöner Arbeitsplatz im Essener Stadtzentrum: Unsere Schule liegt 2 Minuten vom Hauptbahnhof entfernt und ist leicht mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Auto erreichbar.
• Zuschuss zum Jobticket oder Parkplatz: Wir beteiligen uns an den Kosten für dein Deutschlandticket oder deinen Parkplatz.

Einige wichtige Worte zum Schluss:

Vielfalt ist die Basis unseres Unternehmens. Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Nationalität, Religion/Weltanschauung, Alter, körperlichen Beeinträchtigungen und Identität.

Wenn du rassistisch, antisemitisch, ableistisch, frauenfeindlich, feindlich gegenüber LGBTQIA+ bist oder andere diskriminierende Anschauungen vertrittst, sind wir nicht das richtige Unternehmen für dich.