Office Manager & Personal Assistant in Teilzeit bei UNDPLUS GmbH Berlin

UNDPLUS GmbH; Berlin; Vor Ort; Vertraulich; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Berliner Unternehmen sucht einen Personal Assistant & Officemanager (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsführung. Die Position erfordert mehrjährige Erfahrung im Office Management und Organisationstalent. Verantwortlichkeiten umfassen die Vorbereitung von Unterlagen, die Koordination von Veranstaltungen und HR-Support. Das Unternehmen bietet ein kreatives Umfeld, Gestaltungsspielraum und regelmäßige Team-Events.

Leistungen

Kreatives Umfeld

Gestaltungsspielraum

Kurze Entscheidungswege

Modernes Büro

Regelmäßige Team-Events

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Personal Assistant oder im Office Management.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Diskretion.
• Proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Freundliches, souveränes Auftreten.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools.

Aufgaben

• Vorbereitung von Unterlagen wie Präsentationen und Berichten.
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung und Team.
• Organisation des Büros und der Team-Events.
• HR-Support und Pflege von Mitarbeiterdaten.
• Koordinierung der Buchhaltung und Rechnungen.
• IT- & Tooling-Koordination.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Proaktive Arbeitsweise

Freundliches Auftreten

Sicherer Umgang mit digitalen Tools

Sehr gutes Deutsch

Gutes Englisch

Tools

Projektmanagement-Software

Jobbeschreibung

Ab sofort suchen wir eine/n Personal Assistant & Officemanager*in in Berlin.

Teilzeit · 20–30 Std. · mind. 3-4 Tage/Woche

UNDPLUS ist ein Berliner Unternehmen an der Schnittstelle von Kreativität, Design und Strategie. Wir entwickeln Markenarchitektur, Brandexperience und Erlebnisse, die bleiben. Zur Verstärkung suchen wir eine:n Personal Assistant & Office Manager (m/w/d), der:die Struktur liebt, den Überblick behält und unsere Arbeitsweise mitgestaltet.

DEINE ROLLE:

Du bist die Verbindung zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner:innen – und sorgst dafür, dass unser Berliner HQ reibungslos funktioniert.

Aufgaben

• Vorbereitung von Unterlagen: Präsentationen, Briefings, Reports und Protokolle liegen bei dir in besten Händen.
• Kommunikationsschnittstelle: Du sorgst dafür, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen.
• Office-Organisation: Du bist erste Anlaufstelle für Kolleg:innen, Bewerber:innen und Gäste, gestaltest unseren Büroalltag, sorgst für ein schönes Büro und steuerst externe Dienstleister.
• Events & Teamkultur: Du planst und organisierst Team- und Company-Events und sorgst für eine spürbare Office-Experience.
• HR-Support: Du bereitest Verträge vor, begleitest On-/Offboardings, pflegst Mitarbeiterdaten und unterstützt bei HR-Prozessen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Du koordinierst Rechnungen, übernimmst Beleg- und Fristenmanagement und stimmst dich eng mit der Steuerberatung ab.
• IT- & Tooling-Koordination: Du kümmerst dich um Lizenzen, Accounts und User-Lifecycle sowie um Hardware-Inventar und Reparaturen.
• Special Projects & Strategie: Du arbeitest an Sonderprojekten rund um Strukturen, Prozesse und Strategie, unterstützt mit Analysen, Recherchen und Entscheidungsvorlagen und begleitest die Einführung neuer Tools, Workflows und Initiativen wie Employer Branding oder Innovation.
• Reise- und Organisations-Koordination: Du priorisierst Termine, hältst Deadlines im Blick und kümmerst dich um reibungslose Abläufe.

Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung als Personal Assistant oder im Office Management
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Diskretion und sicherer Blick für Prioritäten
• Proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise und ein freundliches, souveränes Auftreten
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Projektmanagement-Software
• Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift

Benefits

• WARUM UNDPLUS:
• kreatives Umfeld mit echter Wirkung
• Gestaltungsspielraum: Bringe eigene Ideen ein und entwickle Strukturen weiter
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• Modernes Büro im Herzen von Berlin-Kreuzberg
• Regelmäßige Team-Events, Lunches und gemeinsame Aktivitäten

Wir freuen uns auf deine Bewerbung per Mail unter [e-mail] mit der Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins & deine Gehaltsanspassungen.