Administrative Assistant jobs in United States

Lieu : Montréal, QC

Type d’emploi : Contrat d’un an

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) bilingue pour soutenir notre équipe Immobilier. La personne retenue jouera un rôle clé en fournissant un appui administratif complet et en contribuant au bon fonctionnement des activités quotidiennes.

• Préparer, mettre en forme et distribuer divers documents, rapports et présentations en respectant les normes de la marque.
• Planifier, organiser et coordonner des réunions, ainsi que rédiger les procès-verbaux lorsque requis.
• Assurer le soutien aux clients internes, notamment en gérant et en redirigeant les appels et courriels vers les personnes appropriées.
• Créer, mettre à jour et maintenir le site SharePoint de l’équipe.
• Concevoir et diffuser des affiches, courriels et autres communications internes en utilisant les modèles fournis.
• Participer à la gestion de la documentation liée aux plans de sécurité incendie et aux examens annuels des procédures.
• Appuyer le processus de gestion des commandes et des factures (création de paniers d’achat fournisseurs, suivi et traitement).
• Contribuer à l’intégration et à la gestion des fournisseurs.
• Coordonner les déplacements et veiller à la conformité des rapports de dépenses.
• Répondre aux demandes ponctuelles du siège régional et apporter un soutien administratif selon les besoins.

• Bilingue français-anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Excellentes compétences organisationnelles et de communication.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.

Note : Ce poste est une opportunité d’un contrat d’un an, avec possibilité de prolongation selon les besoins.