OFFICE MANAGER H / F

Vakom; Vernon; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Un centre ophtalmologique en plein développement à Vernon recherche un Assistant de Direction. Vous serez responsable de la gestion administrative et financière, de l'accueil des clients, et de la communication. Un poste dynamique avec des opportunités d'amélioration continue et de gestion de projets.

Qualifications

• Excellentes capacités relationnelles.
• Maîtrise de l’anglais.
• Expérience en gestion et administration.

Responsibilities

• Gérer les plannings et l’équipe du secrétariat.
• Assurer la comptabilité et le suivi financier.
• Gérer la communication sur les réseaux sociaux.

Skills

Organisation

Service Client

Communication

Education

Gestion

Administration

Tools

Pack Office

Job description

Contexte du recrutement et définition de poste

Notre client, Le Centre Ophtalmologique de l’Eure, est un centre en plein développement situé en plein cœur de la jolie ville de Vernon. Il est spécialisé en ophtalmologie générale et en chirurgie. Dans le cadre de la forte progression de son activité, le centre crée un poste de :

Rattaché(e) directement à la Direction du Centre, votre mission principale sera de seconder la Direction sur les aspects administratifs et financiers et de garantir le bon fonctionnement du pôle «Accueil & Secrétariat». Vos principales activités seront :

1. Assurer l’Assistanat de Direction :

Gérer les plannings : anticiper les présences / absences des médecins titulaires et des remplaçants, élaborer les plannings et les communiquer à l’avance aux 4 personnes du secrétariat.

• Encadrer l’équipe du secrétariat en lien avec la gestion des priorités.
• Assurer le remplacement d’un secrétaire absent.
• Gérer les urgences et alerter si nécessaire.
• Gérer les services généraux (sécurité, propreté, commandes, suivi des travaux internes) et veiller à la qualité de l’accueil.
• Gérer la communication sur les réseaux sociaux : posts, photos, vidéos pour valoriser l’image du centre et accroître sa visibilité.
• Aider à la préparation des réunions et événements internes.
• Participer à l’amélioration continue : gestion des imprévus, propositions d’actions.
• Gérer divers projets : implémentation de logiciels, amélioration continue.
• Assurer l’Accueil et la Gestion Administrative si nécessaire :

Gestion des demandes entrantes : téléphone (prise de RDV, autres demandes) et mails.

• Accueil client : sourire, sens du service et du résultat.
• Gestion des entrées et sorties administratives.
• Réaliser la facturation.
• Aider éventuellement les médecins en réalisant les premières mesures nécessaires.
• Suivi et coordination financière :

Réalisation de la comptabilité

• Suivi des règlements et de la trésorerie (paiements, remboursements, rapprochements bancaires).
• Gestion des impayés (relances si nécessaire).
• Reporting d’activité : vision globale, proposition d’indicateurs de performance, analyse de données.
• Mise en place et suivi des budgets et tableaux de bord.
• Appui à la gestion opérationnelle quotidienne : relation avec partenaires extérieurs (cabinet comptable, autres).

Profil recherché

Vous avez une forte appétence pour l’organisation, l’assistanat et la gestion, et souhaitez rejoindre un centre dynamique en plein développement.

Vous avez un sens aigu du service client, êtes organisé(e), pragmatique, orienté(e) résultats et solutions, avec d’excellentes capacités relationnelles.

Vous savez prendre du recul et évoluer dans un environnement polyvalent, flexible et adaptable.

De bonnes connaissances en gestion, administration et communication sont indispensables, ainsi que la maîtrise de l’anglais et du pack Office.

Poste en CDI à temps plein. Rémunération à négocier selon profil.