Coordinador Ejecutivo

EliteCover Insurance Solutions; Tijuana; Presencial; MXN 600,000 - 800,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una compañía de seguros busca un Coordinador Ejecutivo para brindar soporte operativo y administrativo a la alta dirección. Las responsabilidades incluyen la coordinación eficiente de agendas y eventos corporativos, así como el manejo de información confidencial. Se requiere un mínimo de 2 años de experiencia en roles similares y un dominio avanzado de Microsoft Office. La posición requiere capacidad para trabajar bajo presión y disponibilidad para viajar. Se ofrece un entorno profesional y dinámico en Tijuana, Baja California.

Formación

• Mínimo 2 años en coordinación ejecutiva o administración de proyectos.
• Inglés avanzado requerido.
• Experiencia en manejo de información sensible.

Responsabilidades

• Coordina agendas, viajes y reuniones estratégicas.
• Actúa como contacto principal con stakeholders.
• Gestiona documentación y comunicaciones para la Dirección Ejecutiva.
• Planifica y coordina eventos corporativos.

Conocimientos

Dominio avanzado de Microsoft Office

Comunicación oral y escrita efectiva

Alta organización

Capacidad para manejar múltiples prioridades

Educación

Licenciatura en Administración, Comunicación, Relaciones Internacionales

Descripción del empleo

El Coordinador Ejecutivo brinda soporte operativo, administrativo y organizacional de alto nivel a la Alta Dirección, asegurando la coordinación eficiente de agendas, actividades estratégicas, comunicaciones corporativas, reuniones y compromisos internos y externos. Este rol es clave para mantener la productividad ejecutiva, optimizar flujos de trabajo, proteger información confidencial y representar a la Oficina Ejecutiva con profesionalismo y discreción.

Operaciones Ejecutivas y Gestión Administrativa

Coordina agendas, viajes, reuniones, eventos corporativos y compromisos estratégicos. Gestiona documentación, correspondencia, reportes, presentaciones y materiales ejecutivos. Supervisa flujos administrativos, solicitudes de información y facturación. Estandariza procesos de calendarización, aprobaciones y gestión documental, y desarrolla plantillas para actividades recurrentes.

Comunicación Corporativa y Representación

Actúa como punto de contacto principal con stakeholders internos y externos. Redacta y gestiona comunicaciones en nombre de la Dirección Ejecutiva y apoya actividades de representación con clientes, socios y proveedores.

Gestión de Reuniones e Información

Prepara agendas, briefs, materiales y seguimientos para reuniones ejecutivas. Da seguimiento a iniciativas estratégicas, entregables y compromisos interdepartamentales. Mantiene reportes de estatus y sistemas organizados de control documental y archivo.

Coordinación de Eventos Corporativos

Planifica y coordina la participación ejecutiva en eventos, viajes de negocio, conferencias y reuniones, asegurando logística y materiales de apoyo.

Información Confidencial, Investigación y Soporte a Decisiones

Gestiona información sensible con absoluta confidencialidad. Apoya la toma de decisiones mediante información estructurada y actualizaciones ejecutivas. Realiza investigaciones sobre proveedores, socios, mercado e industria, y revisa documentos clave para resaltar puntos relevantes.

Educación

Licenciatura en Administración, Comunicación, Relaciones Internacionales, Gestión Operativa o carrera afín.

Inglés de Negocios

Nivel avanzado.

Experiencia

Mínimo 2 años en roles de coordinación ejecutiva, administración de proyectos u operaciones corporativas, con enfoque en soporte a liderazgo ejecutivo y manejo de información sensible.

Tipo de Experiencia Requerida

Coordinación administrativa y operativa de alto nivel, organización ejecutiva, gestión de documentación confidencial y apoyo a la toma de decisiones.

Habilidades Técnicas

• Dominio avanzado de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Elaboración de presentaciones corporativas y documentos profesionales.
• Manejo de herramientas digitales y plataformas de comunicación.

Habilidades Blandas

• Alta organización y atención al detalle.
• Comunicación oral y escrita efectiva.
• Presencia profesional y etiqueta corporativa.
• Capacidad para manejar múltiples prioridades bajo presión.
• Discreción, integridad y confidencialidad.
• Proactividad, adaptabilidad y autonomía ejecutiva.

Indicadores de Desempeño (KPIs)

• Eficiencia en la gestión de agenda ejecutiva (mensual).
• Tiempo de respuesta en tareas y documentos (mensual).
• Preparación y ejecución de reuniones (mensual).
• Calidad en la logística y eventos corporativos (por evento).
• Cumplimiento y manejo de información confidencial (trimestral).

Requerimientos Adicionales

• Disponibilidad para viajar nacional e internacionalmente.
• Flexibilidad de horario.
• Capacidad para representar a la empresa en eventos corporativos.