Front Office jobs in France

Per una prestigiosa società di ingegneria multidisciplinare specializzata nel settore real estate, punto di riferimento nel panorama milanese, siamo alla ricerca di un / una Office Assistant.

La figura selezionata avrà un ruolo strategico nel garantire il corretto funzionamento delle attività d'ufficio. Le principali responsabilità includono:

1. Gestione del centralino e smistamento delle telefonate in entrata.
2. Smistamento della posta in arrivo e invio di fax.
3. Gestione degli ordini di cancelleria: valutazione dei fornitori, controllo delle scorte e organizzazione degli spazi.
4. Prenotazione di servizi di spedizione (pony / corrieri) e monitoraggio delle consegne.
5. Disbrigo di pratiche presso enti e uffici postali.
6. Organizzazione di viaggi: prenotazioni di biglietti aerei e ferroviari, online o tramite agenzia.
7. Gestione delle business card aziendali: ordini e controllo delle scorte.
8. Assistenza nell'organizzazione di eventi interni ed esterni.
9. Supporto nella redazione di documenti tecnici.
10. Gestione e archiviazione di riviste tecniche e materiali bibliografici.
11. Supervisione del decoro e dell'ordine degli spazi aziendali e delle sale riunioni.
12. Ottimizzazione degli spazi di archiviazione e gestione.
13. Aggiornamento di file e database aziendali.
14. Supporto alla Direzione Amministrativa.
15. Supervisione e aggiornamento del materiale di presentazione aziendale, incluse brochure, CV dello staff e materiali di marketing.

Requisiti:

• Esperienza di almeno 1-2 anni in ruoli di front office, office management o segreteria operativa.
• Competenze tecniche: gestione di documentazione, appuntamenti e prenotazioni; ottima padronanza del pacchetto Office.
• Conoscenza della lingua inglese scritta.
• Soft skills: autonomia, proattività, organizzazione e attenzione al dettaglio.

Si valutano anche candidature per ruoli part-time.