PURCHASING & IMPORT STAFF

PT. Berkat Citrani Mitra Sejati; Bekasi; On-site; IDR 100.000.000 - 200.000.000; Full time

Job summary

Sebuah perusahaan di bidang pengadaan mencari Import Staff yang bertanggung jawab atas seluruh proses pengadaan barang, baik lokal maupun impor. Kandidat diharapkan memiliki kemampuan negosiasi dan analitis yang baik serta teliti dalam administrasi. Peran ini melibatkan pengelolaan dokumen pembelian dan hubungan baik dengan vendor. Selain itu, kandidat harus mampu melakukan perjalanan dinas untuk survei dan pengembangan. D3/S1 diutamakan dan kemampuan Bahasa Inggris menjadi nilai tambah.

Qualifications

• Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan Administrasi Bisnis/ Ekspor-Impor/ Akuntansi.
• Memahami alur pengadaan, administrasi PO, evaluasi vendor.
• Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Inggris (lisan dan tulisan).

Responsibilities

• Melakukan proses pengadaan barang dan jasa dengan efektif.
• Menyusun dan mengelola dokumen pembelian dengan akurat.
• Berkoordinasi dengan vendor dan memastikan pengiriman tepat waktu.

Skills

Kemampuan negosiasi

Kemampuan analitis

Microsoft Office (terutama Excel)

Teliti dan terstruktur

Education

D3/S1 semua jurusan

Tools

Sistem ERP

Job description

Posisi ini bertanggung jawab menjalankan seluruh proses pengadaan barang dan jasa baik lokal maupun import perusahaan secara efektif, efisien, dan sesuai kebutuhan operasional. Kandidat diharapkan memiliki kemampuan negosiasi yang baik, teliti dalam administrasi, serta mampu membangun hubungan kerja yang solid dengan vendor.

Tanggung Jawab Utama

• Melakukan proses permintaan penawaran harga (RFQ/Quotation) kepada vendor/supplier sesuai kebutuhan operasional.
• Melakukan evaluasi komparatif terhadap harga, kualitas, spesifikasi teknis, kapasitas supply, dan lead time dari beberapa vendor untuk mendapatkan penawaran terbaik.
• Memastikan seluruh barang/jasa yang dibeli memenuhi standar spesifikasi, kualitas, serta timeline pengiriman sesuai kesepakatan.
• Melakukan koordinasi dan follow-up intensif kepada vendor terkait status pengiriman agar barang tiba tepat waktu.
• Mengelola hubungan profesional dengan vendor, termasuk melakukan evaluasi kinerja, pemantauan SLA, serta pengembangan kerja sama jangka panjang.
• Menyusun dan mengelola dokumen pembelian secara rapi dan akurat (quotation, PO, kontrak, surat jalan, invoice, dan dokumen pendukung lainnya).
• Berkoordinasi dengan gudang terkait penerimaan barang dan dengan tim keuangan terkait verifikasi invoice serta proses pembayaran.
• Memastikan seluruh proses procurement berjalan sesuai SOP internal serta prinsip efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas.
• Melakukan analisis cost saving, monitoring harga pasar, serta memberikan rekomendasi strategis untuk peningkatan efektivitas proses pembelian.
• Melakukan perjalanan dinas untuk pencarian vendor secara langsung di lapangan, termasuk survei lokasi, pengecekan kualitas, dan verifikasi kapasitas vendor.
• Membalas dan mengirimkan email kepada supplier luar negeri.
• Meminta dan memantau jadwal pengapalan (ETD & ETA).
• Meminta supplier menerbitkan Proforma Invoice / Sales Contract serta menyiapkan Purchase Order (PO).
• Memantau keberangkatan kapal dan memastikan dokumen pengiriman sesuai jadwal.
• Menyusun jadwal pembayaran impor dan menginformasikannya secara rutin.
• Melakukan pengecekan dokumen impor (copy dan original).
• Membuat dan menginformasikan jadwal kedatangan barang ke gudang.
• Memeriksa data PIB dan Billing sesuai dokumen yang diterima.
• Menginput dan mengarsipkan data impor serta laporan pembelian.
• Meminformasi kedatangan kontainer kepada bagian terkait.
• Memberikan data Pasal 22 kepada bagian Accounting.
• Melakukan pengecekan biaya impor dan invoice pembelian.
• Mengarsipkan dokumen pembelian impor dan lokal.
• Berkoordinasi dengan supplier apabila ditemukan ketidaksesuaian barang impor.
• Mencari dan memperbarui data supplier dalam database perusahaan.
• Meminta data pendukung seperti COA atau MSDS kepada supplier China jika diperlukan.
• Menjalin hubungan baik dengan supplier impor.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan (diutamakan jurusan Administrasi Bisnis / Ekspor-Impor / Akuntansi / Manajemen).
• Memahami alur proses pengadaan, administrasi PO, evaluasi vendor, dan pengendalian biaya.
• Mampu melakukan negosiasi secara efektif dan memiliki kemampuan analitis yang baik.
• Menguasai Microsoft Office (terutama Excel) serta terbiasa dengan sistem ERP menjadi nilai tambah.
• Teliti, terstruktur, memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik, serta berorientasi pada pemenuhan kebutuhan operasional.
• Bersedia melakukan perjalanan dinas untuk survei vendor, inspeksi lapangan, maupun pengembangan jaringan vendor.
• Berintegritas, mampu bekerja dalam tekanan, dan memiliki inisiatif dalam perbaikan proses.
• Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Inggris (lisan dan tulisan).
• Dapat bekerja sama dengan tim maupun secara mandiri.

Lamaran Kamu Akan Mencakup Pertanyaan-pertanyaan Berikut

• Berapa gaji bulanan yang kamu inginkan?
• Kualifikasi mana yang kamu miliki?
• How many years' experience do you have as an Import Staff?
• Produk Microsoft Office apa saja di bawah ini yang bisa kamu gunakan?
• Bagaimana kamu menilai kemampuan bahasa Inggrismu?
• Bahasa apa saja di bawah ini yang fasih kamu gunakan?
• Berapa tahun pengalaman kerjamu di bidang akuntansi manajemen?
• Berapa tahun pengalaman kerjamu di bidang pengadaan?

Untuk mempercepat proses investigasi, mohon sertakan detail lain yang membuat Anda melaporkan lowongan ini sebagai penipuan / menyesatkan / diskriminatif / gaji di bawah upah minimum.