Operation Manager

PT Grahaprima Suksesmandiri; Jakarta Utara; On-site; IDR 100.000.000 - 200.000.000; Full time

Job summary

Perusahaan logistik terkemuka di Jakarta Utara sedang mencari seorang Operation Manager yang kompeten untuk mengelola operasional freight forwarding, mulai dari pengelolaan order hingga selesai. Tanggung jawab meliputi negosiasi dengan vendor, koordinasi tim, serta kontrol biaya operasional. Kandidat ideal memiliki minimal 3 tahun pengalaman di industri ini, mampu bernegosiasi dengan baik, dan memiliki kemampuan komunikasi yang efektif. Posisi ini menawarkan kesempatan untuk berkembang dalam lingkungan yang dinamis.

Benefits

Kultur kerja yang kolaboratif

Peluang pelatihan dan pengembangan

Qualifications

• Minimal 3 tahun pengalaman di industri Freight Forwarding.
• Memahami proses dan regulasi freight forwarding di Indonesia.
• Diutamakan memiliki kemampuan bahasa Inggris.

Responsibilities

• Mengelola proses operasional freight forwarding secara efektif.
• Koordinasi dengan vendor dan stakeholder terkait.
• Mengontrol biaya operasional sesuai anggaran.

Skills

Pengalaman di industri Freight Forwarding

Negosiasi dengan vendor

Komunikasi efektif

Manajemen tim

Tools

Sistem Operasional (TMS/WMS/FF system)

Job description

Mengelola dan memastikan seluruh proses operasional freight forwarding (export–import & domestik) berjalan efektif, efisien, dan sesuai regulasi yang berlaku di Indonesia. Operation Manager bertanggung jawab atas pencapaian service level, ketepatan waktu delivery, kepatuhan dokumen, serta koordinasi dengan seluruh stakeholder (internal maupun eksternal) untuk mendukung target profit dan kepuasan pelanggan.

Mengelola seluruh aktivitas operasional freight forwarding dari order masuk hingga delivery selesai (end-to-end), termasuk: booking, stuffing/stripping, trucking, custom clearance, dan pengiriman ke consignee.

Mengkoordinasikan penjadwalan trucking, stuffing di warehouse, dan jadwal kapal/pesawat bersama vendor dan internal team.

Memastikan seluruh proses mengikuti peraturan kepabeanan & regulasi freight forwarding di Indonesia (Bea Cukai, karantina, pelabuhan, otoritas bandara, dll.).

Berkoordinasi dengan PPJK, Bea Cukai, dan instansi terkait untuk penyelesaian custom clearance tepat waktu.

Mengelola risiko kepabeanan dan potensi denda dengan melakukan pengecekan dokumen secara berkala.

Memimpin, mengarahkan, dan mengembangkan tim operasional (staff export–import, dokumentasi, warehouse/trucking coordinator, dll.).

Melakukan planning beban kerja, pembagian tugas, dan penyesuaian resource sesuai volume shipment.

Melakukan coaching & evaluasi kinerja anggota tim secara berkala.

Membangun budaya kerja yang kolaboratif, disiplin, dan berorientasi pada solusi.

D. Hubungan dengan Vendor & Pihak Eksternal

Melakukan negosiasi dengan shipping line, airline, trucking, depot, warehouse, dan vendor terkait lain untuk mendapatkan harga, service, dan syarat kerja yang kompetitif.

Menjaga hubungan kerja yang baik dengan vendor kunci untuk menjamin ketersediaan space dan layanan prioritas.

Menangani issue operasional dengan vendor (delay, misrouting, miss-communication) dan memastikan ada corrective action.

E. Layanan Pelanggan & Penanganan Complaint

Menjadi escalation point untuk komplain klien terkait keterlambatan, kerusakan barang, mismatch dokumen, dan ketidaksesuaian service.

Memberikan penjelasan profesional kepada klien, serta mengusulkan solusi dan perbaikan proses.

Berkolaborasi dengan tim Sales/Customer Service untuk memastikan informasi status shipment akurat dan terkini.

F. Kontrol Biaya & Analisis Laporan

Mengontrol biaya operasional (trucking, stuffing/stripping, storage, demurrage/detention, handling, dll.) agar sesuai dengan budget dan quotation ke klien.

Meninjau dan menyetujui cost sheet / operational cost sebelum ditagihkan.

Menyusun dan menganalisis laporan operasional mingguan & bulanan, seperti:

• Jumlah shipment per route / mode (sea/air)
• Biaya operasional vs revenue
• Kasus komplain & penyebab utama

Mengusulkan improvement operasional berdasarkan data (efficiency, penghematan biaya, dan peningkatan kualitas layanan).

G. Pengembangan Proses & Sistem

Menginisiasi dan mengimplementasikan perbaikan SOP operasional agar lebih efisien dan minim error.

Berkontribusi dalam pengembangan atau penggunaan sistem operasional (TMS/WMS/FF system) untuk tracking shipment dan dokumentasi.

Minimal 3 tahun pengalaman di industri Freight Forwarding.

Memahami proses dan regulasi freight forwarding di Indonesia (routes, pelabuhan, harga, biaya, dokumen, kepabeanan, PEB/PIB, BL/AWB, dll.).

Berpengalaman memimpin tim dan bekerja dalam tekanan untuk mencapai target.

Menguasai alur kerja penanganan order freight forwarding secara end-to-end.

Mampu bernegosiasi dengan vendor, shipping line, trucking, dan pihak terkait lainnya.

Komunikasi sangat baik serta mampu menangani klien/complaint dengan profesional.

Diutamakan memiliki kemampuan bahasa Inggris dan networking di bidang logistik.

Lamaran kamu akan mencakup pertanyaan-pertanyaan berikut:

• What's your expected monthly basic salary?
• Which of the following types of qualifications do you have?
• How many years' experience do you have as an operations manager?
• Which of the following languages are you fluent in?
• How would you rate your English language skills?
• How much notice are you required to give your current employer?