Assistant de gestion (marchés publics)

APIJ (Agence publique pour l'immobilier de la justice); Le Kremlin-Bicêtre; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence publique cherche un(e) assistant(e) pour gérer le suivi administratif et budgétaire des marchés. Les missions incluent la gestion des demandes de fournitures, le suivi des démarches de déplacement, et l'administration des marchés publics. Le candidat idéal doit avoir un niveau BAC + 3, être rigoureux(se), et maîtriser les outils bureautiques. Ce poste offre à la fois des challenges et la possibilité de contribuer à des projets significatifs dans le secteur public.

Qualifications

• Expérience dans l'administration publique souhaitée.
• Compétences en matériel de gestion financière.
• Capacité de travailler en équipe et de respecter la confidentialité.

Responsabilités

• Suivi administratif et budgétaire des marchés de fonctionnement.
• Gestion des demandes de fournitures pour le fonctionnement de l’APIJ.
• Suivi de l'exécution des marchés de déplacement.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Connaissance de l'administration publique

Connaissance de la commande publique

Rigueur

Sens du travail en équipe

Formation

BAC + 3

Outils

Word

Excel

SIREPA

Description du poste

L'APIJ est un établissement public administratif du ministère de la Justice qui conçoit et réalise les principales opérations d'investissement immobilier pénitentiaire et judiciaire programmées par la Chancellerie. Environ quatre-vingt opérations judiciaires et pénitentiaires en cours d’étude ou de travaux, de 10 à plus de 100 millions d’euros chacune, sont réparties entre les 50 chefs de projet de l’Agence. Par ses méthodes de travail et son savoir-faire, l’Agence est à l’avant-garde des services publics en matière de constructions d’équipements publics et de conduite de procédures complexes.

L’APIJ est situé au 67 avenue de Fontainebleau au Kremlin-Bicêtre (proche de porte d’Italie). Deux directions de programmes domiciliées en Guadeloupe gèrent les opérations basées aux Antilles.

Rattaché(e) au Directeur de la Direction des achats et de la gestion de l’environnement de travail (DAGET), l’assistant(e) assure le suivi administratif et budgétaire des marchés de fonctionnement de l’APIJ, participe activement à la gestion administrative de la direction et assure le traitement des demandes de fournitures pour le bon fonctionnement de l’APIJ. Il/elle est chargé(e) d’instruire les demandes de frais de déplacement et d’apporter le soutien nécessaire aux agents et aux chargés de voyage pour les problématiques relatives aux déplacements professionnels. Il / Elle suit également l’exécution du marché de déplacement.

Les Missions Exercées Sont Les Suivantes

Participation à la gestion du fonctionnement de l’Agence

• Instruit des demandes de devis.
• Assure la passation de commandes (fournitures, prestations informatiques ou logistiques).
• Gère la relation fournisseurs, et notamment les échanges avec les prestataires dans le cadre des suivis des commandes.
• Suivi et gestion des factures : rattachement des factures aux marchés, liquidation comptable, constatation du service fait.
• Veille au respect du délai global de paiement.
• Participe à la construction du budget du pôle gestion (programmation) et au suivi de son exécution.

Administration des marchés publics relatifs au fonctionnement de l’Agence

• Passation des marchés de fournitures, de services et de prestations intellectuelles inhérents au fonctionnement de l’établissement public (définition des besoins, rédaction des pièces techniques et administratives, analyse des offres et proposition d’attribution …).
• Suivi de la bonne exécution des marchés (en relation avec les autres agents de la direction) et relais auprès des titulaires de marchés.
• Suivi des échéances contractuelles au moyen de tableaux de suivi des marchés.

Instruction Et Suivi Des Demandes De Déplacement

• Instruire les demandes de remboursement de frais de missions au regard des textes réglementaires et internes les régissant.
• Apporter le soutien nécessaire aux chargés de voyage et aux agents pour leurs déplacements professionnels.
• Assurer la gestion des frais de tiers en réimputant les données nécessaires dans l’outil informatique de gestion.

Mission complémentaire « référent(e) Achat public »

• Organise la fonction achat public au sein du Secrétariat général par un accompagnement, une assistance, un conseil, un contrôle dans l'évaluation du besoin.
• Contribue à la mise en place le plan d'actions achat répondant aux enjeux de performance juridique, économique, écologique ….
• Apporter une assistance / un conseil dans l'évaluation du besoin.
• Assure la gestion administrative des procédures.
• Force de proposition quant à l'évolution des outils organisationnels au sein du service afin, notamment, de répondre aux demandes de la Direction des achats de l’Etat.

Formation / expérience

Emploi accessible avec un niveau BAC + 3.

Compétences

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et de l’outil comptable SIREPA ; bonne connaissance de l’administration publique indispensable ; connaissance de la commande publique et de la comptabilité publique souhaitée; bonne connaissance des marchés publics de fournitures et de services souhaitée.

Qualités personnelles

Organisation, méthode, rigueur, sens du travail en équipe, esprit de service, initiative, autonomie, respect de la confidentialité.