Un(e) secrétaire : accueil, administration et logistique

Parc naturel régional du Queyras; Paris; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un parc régional recherche un agent d'accueil et de logistique pour organiser des réunions et appuyer les activités de communication. Le candidat devra gérer les courriers et logs, assister administrativement, et assurer le soutien informatique. Le poste est à temps plein avec des avantages divers, et le télétravail est possible.

Prestations

Tickets restaurant

Participation employeur santé

Chèques cadeaux

Qualifications

• Connaissance du territoire et de ses acteurs administratifs.
• Compétences techniques liées à la logistique et au secrétariat.
• Permis B obligatoire.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et des visiteurs.
• Gestion des achats et des commandes.
• Référente informatique et soutien aux agents.
• Appui à la préparation des réunions.

Connaissances

Gestion simultanée de tâches

Organisation et planification

Qualités rédactionnelles

Maîtrise des outils bureautiques

Qualités relationnelles

Capacité d’anticipation

Autonomie

Aptitude au travail en équipe

Formation

Connaissance des collectivités territoriales

Droit et fonctionnement de la Fonction Publique Territoriale

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Overview

Mission

Ce poste concerne l’accueil, la logistique, le soutien informatique et l’appui administratif au sein du syndicat mixte et de ses activités. Le candidat participe à l’organisation des réunions et à l’appui des activités de communication et d’animation.

Responsibilities

• Accueil : Accueil téléphonique et des visiteurs institutionnels et du public; traitement et suivi des mails de la boîte générique du Parc; gestion du courrier papier et électronique (enregistrement, suivi, envoi, archivage); accueil divers (stagiaires, élus…)
• Logistique : Gestion des achats (habillement et matériel de terrain des agents); gestion des commandes de fournitures de bureau; mise à jour des bases de données et des fichiers contacts; gestion du parc des téléphones mobiles; organisation logistique de réunions; appui logistique d’évènements (colloque, séminaire…) en lien avec le/la Chargé(e) de communication et animation; gestion du protocole en cas de réception de VIP; réservation de l’appartement de l’Arche des cimes
• Informatique : Référente informatique avec ADS; soutien aux agents en informatique; gestion du matériel informatique, reprographie et visioconférence à disposition des agents; appui à la comptable pour l’inventaire du matériel informatique et suivi; gestion de l’arborescence du serveur et archivage des données informatiques
• Appui au fonctionnement administratif du syndicat mixte : Préparation et suivi des réunions statutaires (ordre du jour, préparation dossier et réunions, convocation, compte rendus); gestion des actes administratifs (contrôle de légalité, suivi, affichage, archivage); prise de rendez-vous et planification des réunions techniques et politiques; préparation matériel des réunions du Conseil scientifique; participation à l’élaboration de documents divers (type livret d’accueil, suivi de dossiers)

Profil

Compétences techniques et savoir-faire

Connaissances

• Connaissance des collectivités territoriales (bonus : connaissance des Parcs naturels régionaux)
• Connaissance du territoire et de ses acteurs administratifs
• Droit et fonctionnement de la Fonction Publique Territoriale

Compétences

• Gestion simultanée de tâches et impératifs de différents niveaux
• Organisation, anticipation, planification et programmation du travail quotidien et hebdomadaire
• Qualités rédactionnelles
• Maîtrise des outils bureautiques et connaissance des principaux logiciels (traitement de texte, tableur)

Savoir-être

• Qualités relationnelles (amabilité, sociabilité)
• Rigueur, application et patience
• Sens de l’organisation et des priorités
• Capacité d’anticipation
• Adaptabilité
• Autonomie
• Aptitude au travail en équipe
• Discrétion, respect de la confidentialité

Informations complémentaires

• Fonctionnaire ou contractuel - filière administrative - catégorie B ou C
• Contrat à temps plein 35h hebdomadaires ou 39 heures avec RTT; si recrutement par voie contractuelle, contrat d’un an renouvelable
• Rémunération : grille de la fonction publique territoriale, régime indemnitaire, avantages (tickets restaurant, participation employeur santé et prévoyance, CNAS, chèques cadeaux)
• Lieu de travail : Maison du Parc à Arvieux
• Télétravail possible selon le cadre en vigueur et les besoins du service
• Permis B obligatoire (boîte manuelle)

Prise de poste dès que possible