Technicien(ne) gestion administrative formation continue (H/F)

UNIVERSITE GRENOBLE ALPES; Villeurbanne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université reconnue à Villeurbanne recherche un(e) interlocuteur(trice) clé pour assurer l'accueil, le conseil et l'organisation administrative de ses formations. Vous serez chargé(e) de coordonner l'activité de Médiat Rhône-Alpes. Ce poste demande des compétences relationnelles et une bonne organisation. Un CDD de 4 mois est proposé avec un salaire brut mensuel de 2235,00 €.

Qualifications

• Débutant accepté.
• Cette formation est indispensable.

Responsabilités

• Assurer l'accueil et le conseil des publics.
• Coordonner l'organisation administrative et financière des formations.
• Gérer les inscriptions et suivre les stagiaires.
• Être l'interface entre stagiaires, intervenants et responsables pédagogiques.
• Suivre les étudiants du Diplôme Universitaire à Lyon.
• Gérer les intervenants et leurs plannings.
• Produire des bilans et statistiques.
• Préparer logiquement les examens.

Connaissances

Bonne capacité d’écoute et sens du relationnel

Faire preuve de rigueur et de fiabilité

Faire évoluer ses méthodes de travail

Gérer activités avec des tâches en parallèle

Gérer ses activités dans un calendrier contraint

Respecter les délais

Savoir appliquer des procédures

Savoir travailler en équipe et rendre compte

Travailler dans démarche d’amélioration continue

Utiliser logiciels spécifiques formation continue

Formation

Bac ou équivalent

Description du poste

Présentation

Médiat Rhône-Alpes est le centre régional de formation aux métiers des bibliothèques (CRFCB), implanté à Grenoble et à Lyon. Le CRFCB est rattaché à l'université Grenoble Alpes. Ses missions sont la formation, l'étude, le conseil, l'information, l'orientation dans le domaine des bibliothèques, du livre et de la documentation. Ses actions sont diversifiées : formations professionnelles, préparations aux concours, conférences, journées et voyages d'étude, information et orientation pour les étudiants, les professionnels des bibliothèques et tout public. Médiat Rhône-Alpes est une équipe de 14 personnes dont 4 exercent sur le site de Lyon. Le poste est situé à Villeurbanne, et placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable du pôle administratif d'appui au pilotage basé à Grenoble.

Missions principales

Vous serez l'interlocuteur(trice) clé des publics en assurant l'accueil, le conseil et l'information sur nos formations. En lien avec les responsables pédagogiques et les organismes partenaires, vous coordonnez et suivez l'organisation administrative et financière des actions de formation. Un rôle polyvalent, au cœur de l'activité de Médiat Rhône-Alpes !

Activités principales

• Accueil & information : orientation du public et gestion administrative courante (courrier, instances).
• Organisation des formations : coordination logistique et administrative des actions de formation (inscriptions, conventions, devis, visios, salles, matériel).
• Suivi des stagiaires : gestion des inscriptions via SYGEFOR et APOGEE, suivi des financements et des dossiers administratifs.
• Relations & coordination : interface entre les stagiaires, intervenants, partenaires et responsables pédagogiques.
• Scolarité du DU : suivi des étudiants du Diplôme Universitaire à Lyon en lien avec l'équipe de Grenoble.
• Gestion des intervenants : suivi des dossiers, plannings, heures complémentaires, outils pédagogiques.
• Qualité & reporting : production de bilans, statistiques, documents de facturation et contrôle de conformité.
• Organisation des examens : préparation logistique, suivi des jurys et édition des PV.

Restrictions ou contraintes

Permanence d'accueil du public (8h30-12h30 / 13h30-17h00). Charge de travail en période de rentrée et de fin d'année universitaire.

Type de contrat

CDD - 4 Mois

Contrat travail Durée du travail 35H/semaine

Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2235.0 Euros sur 12.0 mois

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac ou équivalent Cette formation est indispensable

Compétences

• Bonne capacité d’écoute et sens du relationnel Cette compétence est indispensable
• Faire preuve de rigueur et de fiabilité Cette compétence est indispensable
• Faire évoluer ses méthodes de travail Cette compétence est indispensable
• Gérer activités avec des tâches en parallèle Cette compétence est indispensable
• Gérer ses activités dans un calendrier contraint Cette compétence est indispensable
• Respecter les délais Cette compétence est indispensable
• Savoir appliquer des procédures Cette compétence est indispensable
• Savoir travailler en équipe et rendre compte Cette compétence est indispensable
• Travailler dans démarche d’amélioration continue Cette compétence est indispensable
• Utiliser logiciels spécifiques formation continue Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnel

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Secteur d\'activité : Enseignement supérieur

Employeur

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l\'international, l\'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l\'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence. En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d\'innovation à l\'échelle mondiale. Mme Mathilde BALAUD

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