Stagiaire - Assistant Office Manager H/F

French Flair Agency; Les Ulis; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une agence de communication recherche un(e) Assistant(e) Office Manager / Stagiaire pour gérer les opérations quotidiennes sur site à Les Ulis. Vous serez le point de contact pour l'équipe et les visiteurs, tout en assurant le bon fonctionnement logistique des activités. Les compétences organisationnelles et la capacité à gérer des situations variées sont essentielles. Ce stage peut être effectué à temps plein ou à temps partiel.

Qualifications

• Compétences organisationnelles essentielles pour gérer l'espace de travail.
• Capacité à communiquer efficacement avec les équipes et les visiteurs.
• Aptitude à résoudre rapidement des problèmes logistiques.

Responsabilités

• Accueil des visiteurs et gestion de l'espace de travail.
• Support logistique immédiat pour les besoins quotidiens.
• Assistance à l'organisation d'événements sur site.
• Gestion des tâches administratives et support personnel.

Connaissances

Gestion des communications

Organisation

Résolution de problèmes

Formation

Diplôme ou formation pertinente

Description du poste

Overview

Poste : Assistant(e) Office Manager / Stagiaire

Localisation : Sur site

Type de contrat : Stage

Temps : Temps plein ou temps partiel selon profil

Mission

Vous travaillerez en binôme avec notre Office Manager (en télétravail) pour assurer la gestion quotidienne sur site et garantir le bon fonctionnement des opérations locales.

Responsabilités principales

• Accueil et présence sur site
  • Être le point de contact physique pour l'équipe et les visiteurs
  • Gérer l'accueil des clients et prestataires
  • Coordonner avec l'espace de coworking pour les besoins quotidiens
• Support logistique immédiat
  • Réceptionner et distribuer le courrier et les colis
  • Gérer les fournitures de bureau et les stocks
  • Organiser les espaces de travail et salles de réunion
  • Résoudre les problèmes techniques mineurs (imprimantes, équipements)
• Assistance événementielle
  • Préparer les salles pour les réunions et événements
  • Gérer la logistique des pauses café et déjeuners d'affaires
  • Assister à l'organisation des événements clients sur site
  • Participer ponctuellement à des déplacements sur des événements pour apporter un soutien logistique
• Tâches administratives de support
  • Saisir et archiver les documents
  • Préparer des dossiers simples
  • Effectuer des relances téléphoniques basiques
  • Tenir à jour les plannings et tableaux de bord
• Interface avec l'Office Manager
  • Faire le reporting quotidien des activités sur site
  • Transmettre les informations urgentes
  • Exécuter les demandes et consignes à distance
• Assistanat personnel du Président
  • Gérer certaines tâches administratives (ex : gestion administratives, suivi de documents personnels)
  • Être un soutien logistique ou organisationnelle sur des missions liées à la vie professionnelle du Président