Secrétaire polyvalente (H/F)

Pole Emploi; Toulouse; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de formation recherche un(e) secrétaire en Occitanie pour organiser des stages, tenir la comptabilité et assurer le suivi administratif. Le candidat idéal devra avoir de bonnes compétences organisationnelles et communiquer efficacement avec divers interlocuteurs. Des missions incluent la gestion des plannings, le traitement des courriers et l'accueil du public. Ce poste de 35 heures par semaine est basé à Toulouse avec des tâches variées et stimulantes.

Qualifications

• Capacité à gérer l'organisation de stages et la relation avec divers interlocuteurs.
• Expérience en comptabilité et suivi administratif souhaitée.
• Aisance en communication, tant à l'accueil qu'au téléphone.

Responsabilités

• Organiser les stages et gérer les plannings.
• Tenir la comptabilité et relancer les impayés.
• Gérer l'accueil et les communications avec le public.
• Traiter et archiver les documents administratifs.

Connaissances

Organisation

Gestion de la comptabilité

Communication

Compétences informatiques (ANISTA)

Description du poste

35H/semaine
Travail en journée
Jamais

Prévention Routière Formation, organisme de formation recherche un(e) secrétaire pour sa région Occitanie.

Missions

• organisation des stages : gestion des plannings des stages et des intervenants, établissement des convocations des participants, préparation des dossiers, réservation de salles, suivi des paiements, établissement des documents administratifs afférents (factures, attestations...) à l'aide du logiciel ANISTA, échanges avec les divers interlocuteurs institutionnels (relations, documents administratifs)
• Tenue d'une comptabilité : tenue d'un journal comptable, contrôle et mise à jour des fichiers, contrôle des factures fournisseurs ou prestataires, suivi de la trésorerie (rapprochements bancaires), contrôle des factures clients, préparation des règlements des prestataires, relance des impayés... Ces opérations sont transmises chaque mois au service comptable du Siège pour traitement
• Suivi administratif : traitement des courriers, frappe et mise en forme des documents (courriers, notes, rapports..), gestion des messages électroniques, mailings, publipostage, classement, établissement de statistiques, de graphiques, archivage de documents
• Accueil physique et téléphonique : reçoit les communications et accueille le public, identifie les demandes, renseigne ou oriente vers le bon interlocuteur
• Activité stages en entreprises : établissement des conventions avec les entreprises, établissement des documents utiles aux stages (feuille d'émargement...), établissement des factures, relance des impayés.