Secrétaire particulière de la préfète (H/F)

France Travail; Orléans; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique à Orléans recherche un(e) secrétaire particulier(e) pour gérer l'agenda du Préfet et assurer des tâches diverses... expérience en assistanat de direction requise. Capacité à travailler sous pression et maîtrise du pack office nécessaires.

Qualifications

• Connaître l'environnement professionnel.
• Maitriser l'outil informatique et le pack office.
• Savoir s'organiser et être méthodique.
• Savoir travailler en équipe.

Responsabilités

• Tenue de l'agenda du Préfet et gestion des réunions.
• Préparation des dossiers du Préfet pour les visites.
• Filtrage des appels téléphoniques.

Connaissances

Assurer un accueil téléphonique

Capacité à travailler dans l'urgence

Discrétion et obligation de réserve

Disponibilité

Gestion administrative du courrier

Formation

Bac+2 ou équivalent en secrétariat

Description du poste

Offre n° 197NDBF Secrétaire particulière de la préfète (H/F)

Profil et contexte

Dans une logique de polyvalence avec l'autre secrétaire, vous êtes en charge des tâches suivantes :

• Tenue de l'agenda du Préfet, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.
• Contribution à la préparation des dossiers du Préfet, notamment ceux concernant les visites et manifestations extérieures, en lien avec les services concernés (en particulier SCPPAT, SGAR, Direction des sécurités).
• Réception et filtrage des appels téléphoniques.
• Dactylographie de courriers, notes et documents divers.
• Présentation et organisation des réceptions du Préfet en lien avec les personnels de la résidence : mise à jour des invités, envoi des invitations, réalisation de plan de table.
• Établissement de fiches « réception ».
• Accueil et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.
• Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l'ensemble des secrétaires particulières.
• Invitations pour les cérémonies nationales.
• Gestion et suivi des congés des préfets de département de la région Centre-Val de Loire.
• Gestion des messages du réseau RESCOM.

Environnement professionnel

Composition et effectifs du service : 2 personnes. Liaisons hiérarchiques : la Préfète. Liaisons fonctionnelles : l'ensemble des membres du corps préfectoral, les services de la préfecture, les services de l'État dans le département et la région, les élus, les personnalités et les cabinets ministériels.

Profil souhaité

Connaître l'environnement professionnel. Maitriser l'outil informatique et le pack office. Savoir s'organiser et être méthodique. Savoir travailler en équipe. Savoir négocier. Avoir le sens des relations humaines. Faire preuve de grande capacité d'adaptation. Savoir s'exprimer oralement, savoir communiquer. Savoir accueillir.

Expérience

• 2 An(s) - ASSISTANAT DE DIRECTION Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat spécialisé- ASSISTANAT DE DIRECTION Cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique Cette compétence est indispensable
• CAPACITE A TRAVAILLER DANS L'URGENCE Cette compétence est indispensable
• DISCRETION OBLIGATION DE RESERVE Cette compétence est indispensable
• DISPONIBILITE Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Gérer un planning

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d\'activité : Administration publique générale

D\'autres offres peuvent vous intéresser :