Secrétaire/Assistant(e) -SG-0-001 H/F

Ministère - Ministère de l'Économie; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique recherche un(e) Secrétaire/Assistant(e) pour soutenir la direction à Paris. Les responsabilités incluent la gestion de l'agenda, l'accueil des visiteurs et l'organisation d'événements internes. Les candidats doivent avoir des compétences en bureautique, un bon sens relationnel et une maîtrise des nouvelles technologies. Poste avec horaires variables et possibilité de télétravail.

Prestations

Salle de sport

Salle de bien-être

Restauration sur place

Qualifications

• Capacités rédactionnelles requises.
• Bon relationnel et sens de l'organisation nécessaires.
• Maîtrise des nouvelles technologies demandée.

Responsabilités

• Pilotage de l’agenda de la secrétaire générale et de son adjointe.
• Accueillir téléphoniquement et physiquement les visiteurs.
• Organiser des événements pour animer le collectif du SG.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Aisance relationnelle

Capacité à prendre des initiatives

Esprit d'équipe

Rigueur

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Description du poste

Intitulé du poste

Secrétaire/Assistant(e) -SG-0-001 H/F

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

La DGE est au service du ministre chargé de l’Économie et des Finances. Notre action est au cœur des chantiers du Gouvernement en faveur de la transformation économique et de l’autonomie stratégique du pays. Au service de la compétitivité des entreprises, elle porte la politique industrielle, définit les mesures de régulation du numérique, ainsi que les politiques de soutien à l’économie de proximité. Elle accompagne les entreprises dans la transformation numérique et écologique de l’économie, et œuvre en faveur de la simplification règlementaire et d’une politique d’innovation ambitieuse. Ses missions comportent à la fois une dimension européenne et internationale forte et une dimension territoriale qu’elle met en œuvre grâce à un réseau de services déconcentrés au sein des Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités.

Service d'administration centrale composé d'une centaine d'agents, le secrétariat général de la DGE assure le fonctionnement courant de la direction générale et la coordination de l’action des services des services déconcentrés dans les directions (régionales) régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS), en liaison avec les autres directions et ministères concernés.

Descriptif de l'employeur (suite)

Le SG de la DGE est en charge du budget de la direction générale et pilote la gestion de ses effectifs et de la masse salariale. Il gère les moyens informatiques et assure le fonctionnement logistique de la direction générale. Il met en œuvre les actions de communication interne et externe. Il assure une mission de conseil en matière de tutelle financière des opérateurs et met en place les procédures de contrôle interne budgétaire. Il assure le pilotage des achats.

Le secrétariat général de la DGE porte plusieurs chantiers stratégiques pour le fonctionnement de la direction, en faveur de l'attraction et du développement des talents, de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, de la transformation numérique ainsi que du développement du travail en mode projet, une modalité de travail innovante généralisée au sein de la direction dans le cadre de sa transformation mise en œuvre en 2019.

Description du poste

Le secrétariat général est doté de deux postes d’assistant(e) au service de la secrétaire générale et de son adjointe. En appui à l'ensemble du service, placé(e) sous l'autorité de la cheffe de cabinet du secrétariat général, ses fonctions comprennent notamment :

• Des fonctions de secrétariat : pilotage de l’agenda de la secrétaire générale et de son adjointe (organisation des rendez‑vous, réunions et déplacements); accueil téléphonique et physique des visiteurs; gestion du courrier arrivé et départ (dépouillement, suivi, signatures); saisie, mise en forme et classement de documents; gestion des fournitures; suivi des devis et factures de l’ensemble des prestations de Bouches du SG; recensement et consolidation du tableau des congés des chefs de bureaux du SG.
• Des fonctions d’animation du collectif du service : proposition, élaboration et mise en oeuvre d’évènement ou outils de communication interne et externe pour animer le collectif du SG (exemple : accueil des nouveaux arrivants, organisation des petits‑déjeuners du SG…).
• Un appui complémentaire ou ponctuel aux différents bureaux du service : pourra également élargir le porte‑feuille.

Poste évolutif.

Conditions d'exercice particulières

Horaires de travail variables avec plage horaire de présence obligatoire (9h30-12h et 14h-17h30). 2 jours de télétravail possible dans la semaine en coordination avec le pôle secrétariat. Offre de restauration sur place. Salle de sport et salle de bien être sur place.

Description du profil recherché

Le(a) candidat(e) devra disposer de capacités rédactionnelles, d'un bon relationnel et d'un sens poussé de l'organisation. Les autres qualités requises sont la réactivité, la capacité à prendre des initiatives et à gérer les priorités, et l'autonomie dans le travail. Le poste demande également une maîtrise des nouvelles technologies, une bonne faculté d'adaptation et un sens de la discrétion. La connaissance de l’environnement administratif serait un plus.

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Gérer des flux, des stocks
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
• SAVOIR-FAIRE - Rechercher des données, des informations
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Télétravail possible

Localisation du poste

France, Île-de-France, Paris (75)

Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application

[e-mail]; [e-mail]; [e-mail]

Documents requis pour postuler

CV et lettre de motivation

Direction générale des entreprises (DGE)