Secrétaire / Assistant(e) en cabinet H / F

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet ministériel en France recherche un(e) secrétaire pour assurer des fonctions d'assistance. Le poste inclut l'accueil, la gestion d'agenda, et le traitement des demandes d'audience. Les candidats doivent être de nationalité française, avoir une formation solide et une expérience en secrétariat. Un bon niveau de réactivité et la gestion du stress sont requis. Un diplôme de niveau Baccalauréat est souhaité. Ce poste est à temps plein avec des permanences éventuelles.

Prestations

29 jours de congés annuels

Indemnité de sujétions particulières

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique.
• Gérer l'agenda et mettre à jour le répertoire des contacts.
• Mettre en forme les supports écrits, constituer des dossiers et archiver.
• Traiter et suivre les demandes d'audience.
• Suivre le courrier des ministres dans l'application 'ELISE'.
• Assurer l'organisation et la préparation des réunions et des déplacements.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Environnement administratif, institutionnel et politique

Accueillir une personne, un groupe, du public

Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif

Gérer une situation de stress

Maîtriser les délais

Organiser une activité

Aisance relationnelle

Avoir l'esprit d'équipe

Faculté d'adaptation

Faire preuve de discrétion

Réactivité

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Description du poste

Description du poste

Au sein d'un cabinet ministériel, le(a) secrétaire assure les fonctions d'assistance pour le compte d'un ou plusieurs conseillers.

A ce titre il (elle) doit notamment :

• assurer l'accueil téléphonique et physique


• gérer l'agenda et mettre à jour le répertoire des contacts


• mettre en forme les supports écrits, constituer des dossiers et archiver


• traiter et suivre les demandes d'audience


• suivre le courrier des ministres dans l'application "ELISE" et les questions écrites dans "E-Paraf"


• assurer l'organisation et la préparation des réunions et des déplacements

Conditions d'exercice particulières

Temps complet - 35 heures hebdomadaires

Les contraintes inhérentes au poste (dont le dépassement horaire) sont compensées par une indemnité de sujétions particulières.

Travail en brigade

Permanences le samedi et les jours fériés selon les besoins des cabinets.

Ce poste étant soumis à l'obtention de l'habilitation (très secret défense / secret défense / confidentiel défense), le candidat doit être de nationalité française.

Description du profil recherché

• Le(a) candidat(e) devra être de nationalité française.


• Le(a) candidat(e) devra justifier d'une solide formation et d'une réelle expérience dans le domaine du secrétariat.


• Réactivité et très bonne gestion du stress exigées.


• Formation assurée en interne des applications utilisées dans les cabinets lors de la prise de poste.


• Connaissance de l\'anglais serait un plus.

Droits à congés annuels pour une année civile : 29 jours (après déduction de la journée de solidarité)

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs


• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique


• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public


• SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif


• SAVOIR-FAIRE - Gérer une situation de stress


• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais


• SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité


• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle


• SAVOIR-ÊTRE - Avoir l\'esprit d\'équipe


• SAVOIR-ÊTRE - Faculté d\'adaptation


• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion


• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation

Secrétariat, bureautique

Niveau d'expérience min. requis

Débutant