SECRÉTAIRE ADMNISTRATIF H/F H/F

GROUPE SOS; Château-Renault; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation sociale à Château-Renault recherche un(e) assistant(e) administratif(ive). Vous serez chargé(e) de l'accueil physique et téléphonique, de la gestion des dossiers des usagers, et de la communication interne. Le candidat idéal a un niveau baccalauréat ou une expérience pertinente dans un poste similaire. Rejoignez-nous pour vous investir dans une mission sociale porteuse de sens.

Qualifications

• Niveau baccalauréat et/ou expérience significative dans un poste similaire.
• Une expérience dans le médico-social ou le secteur associatif serait un plus.
• Envie de contribuer activement à une mission sociale porteuse de sens.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques.
• Rédiger et archiver les documents administratifs.
• Gérer les dossiers des usagers avec les organismes associés.
• Élaborer et suivre les contrats de travail et absences du personnel.
• Assurer la gestion des commandes et fournitures.
• Relayer les informations entre direction et équipes.

Connaissances

Organisation

Sens des priorités

Relationnel

Maîtrise des outils bureautiques

Rigueur

Autonomie

Formation

Niveau baccalauréat

Outils

Word

Excel

Outlook

HRA

Description du poste

Contexte et Environnement du Poste

Relations internes : Vous êtes en relation avec le directeur du Foyer de Vie Le Hameau des Vents, ainsi que le chef de service, pour tout ce qui relève du suivi des dossiers transverses dont vous avez la responsabilité.

Relations avec l’extérieur : Vous assurez le lien avec certains services extérieurs pour le suivi de dossiers (assurances, organismes tutélaires, Conseil départemental, MDPH, etc.).

Vous êtes également en lien avec la médecine du travail (prise de rendez-vous).

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique : Accueillir les visiteurs et les orienter. Réception et transmission des appels téléphoniques. Répondre aux demandes téléphoniques ou écrites (usagers, partenaires.).
• Secrétariat général et direction : Enregistrement, diffusion, classement et archivage du courrier. Rédaction de courriers, comptes rendus, notes internes, documents divers. Saisie de documents à partir de consignes écrites/orales. Suivi des parapheurs, des bons de commande, bons de livraison, factures, tableaux de bord. Préparation et suivi de réunions (CVS, CSE, réunions d’équipe, etc.).
• Suivi administratif des usagers : Création, gestion et mise à jour des dossiers des usagers. Relations avec organismes : MDPH, Conseil départemental, CAF, CPAM, etc. Suivi des documents officiels : CNI, arrêtés de prise en charge, APL, notifications MDPH. Déclarations trimestrielles à la CPAM (FAM). Préparation de divers courriers pour les familles et/ou les tuteurs.
• Ressources humaines (en lien avec les directions) : Création et gestion des dossiers salariés (HRA). Élaboration des contrats de travail. Suivi administratif du personnel : absences, congés, maladies, formations, médecine du travail. Suivi du registre du personnel et des stagiaires. Préparation des fiches navettes (remplacements). Transmission des éléments variables de paie après validation. Suivi des conventions, attestations, feuilles de présence, remboursements frais.
• Gestion des commandes et des fournitures : Suivi des commandes (fournitures, alimentation, hygiène…). Suivi des consommations. Gestion des contrats de maintenance (renouvellement, résiliation).
• Communication interne : Relai d’information entre la direction et les équipes. Transmission de documents, affichage d’informations. Soutien aux événements internes : réunions, CVS, projets, animations…

Début du contrat : Dès que possible

Profil recherché

Votre Profil

• Niveau baccalauréat et/ou expérience significative dans un poste similaire
• Une expérience dans le médico-social ou le secteur associatif serait un plus.
• Envie de contribuer activement à une mission sociale porteuse de sens.

Vos atouts pour réussir ? Organisation et sens des priorités : jongler entre dossiers, réunions et échéances ne vous fait pas peur. Excellent relationnel : vous êtes à l’écoute, diplomate et appréciez les échanges avec des interlocuteurs variés. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, HRA...) : vous êtes à l’aise avec les logiciels de gestion et savez produire des documents de qualité. Rigueur et autonomie : vous suivez vos dossiers avec précision et discrétion.

Prêt(e) à vous investir à nos côtés ? Postulez dès maintenant et faites partie de l’aventure !

Spécialité et Diplôme

Spécialité : Administration

Diplôme exigé : Niveau 4 - (BAC)