SECRETAIRE ADMINISTRATIVE ET COMMUNICATION 50% - H/F

Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux; Bordeaux; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un établissement de santé à Bordeaux recherche un(e) secrétaire à mi-temps pour rejoindre l'Espace de Réflexion Ethique de Nouvelle-Aquitaine (ERENA). Vous aurez des missions variées, notamment l'accueil des visiteurs, l'organisation de réunions, et la rédaction de documents. Une expérience en secrétariat est nécessaire ainsi que des qualités rédactionnelles et une maitrise des outils informatiques. Horaires de travail de 9h30 à 17h sur un roulement unique.

Qualifications

• Expérience réussie dans des fonctions similaires est demandée.
• Capacité à rédiger et mettre en forme des documents.
• Adaptabilité aux différents interlocuteurs.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Organisation des réunions et des déplacements.
• Saisie de données et préparation de rapports d'activité.

Connaissances

Expérience dans des fonctions similaires

Qualités rédactionnelles

Maitrise des outils bureautiques

Sens du relationnel

Rigueur

Description du poste

Description

L’Espace de Réflexion Ethique de Nouvelle-Aquitaine (ERENA) a vocation à susciter et à coordonner les actions en matière d'éthique dans les domaines des sciences de la vie et de la santé. Il existe un Espace de Réflexion Ethique dans chaque région de France métropolitaine et outre-mer.

En Nouvelle-Aquitaine, l’ERENA déploie ses missions à l’aide de trois sites d’appui (Aquitain, Limousin, Picto-Charentais). La coordination de l’ERENA est assurée pour la période 2025-2027 par le site Aquitain. Le recrutement d’un temps de secrétariat à mi-temps en CDD est proposé pour cette période, jusqu’au 31/12/2027.

L’ERENA site Aquitain est rattaché à la Direction des Affaires Juridiques, Ethiques, Transparence et Probité du CHU de Bordeaux. Le poste de secrétaire est rattaché de manière hiérarchique à la directrice de la DAJTP et de manière fonctionnelle à la directrice de l’ERENA.

Vos missions

• Travailler en lien avec la chargée de mission de l’ERENA site Aquitain, sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de la DAJTP et fonctionnelle de la directrice de l’ERENA
• Assister la chargée de mission sur les activités décrites ci-dessous

Principales activités

• Accueil physique et téléphonique
• Organisation des réunions, des instances et des déplacements
• Suivi et mise à jour des listes de contacts (listes de diffusion)
• Etablissement de documents Word (prise de notes, rédaction et mise en forme de Comptes-Rendus, Procès-Verbaux divers, documents d’information, etc…), Publisher (affiches) et de tableaux Excel
• Saisie de données d’activité, préparation de rapports d’activité
• Gestion du courrier et mailing papier ou dématérialisé
• Secrétariat divers

Missions spécifiques

• Participer aux réunions selon les jours de travail
• Appui aux actions de communication autour des activités de l’ERENA et de l’ERENA site Aquitain
• Appui à l’organisation des événements (conférences, colloques, ateliers…)

Conditions d’exercice

• Horaires de travail sur un roulement unique - amplitude horaire de 9h30-17h à Saint-André (jours de présence à définir)
• Travail sur écran

Profil recherché

Connaissances

• Une expérience réussie dans des fonctions similaires est demandée
• Qualités rédactionnelles et orthographiques
• Maitrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat

Savoir faire

• Savoir planifier et respecter les délais
• Rédiger et mettre en forme les documents
• S’adapter aux différents interlocuteurs
• Filtrer et orienter les informations

Savoir-être

• Sens du relationnel et du travail en équipe
• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation
• Rigueur