Responsable de pôle Master F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; Hybride; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université renommée recherche un coordinateur pour l'administration des formations de niveau Master. Le poste nécessite une bonne connaissance de l'enseignement supérieur et des compétences en management. Vous serez responsable de l'accompagnement des équipes, de la gestion administrative des étudiants et de l'organisation des examens. L'université offre une flexibilité dans l'organisation du travail et des conditions de travail favorables aux personnels, incluant des jours de congé et un télétravail possible.

Prestations

Jours de congé supplémentaires

Télétravail possible

Prime mensuelle et annuelle

Prise en charge des transports

Accès à des activités culturelles et sportives

Qualifications

• Excellente capacité à superviser et coordonner une équipe.
• Connaissance approfondie des réglementations de scolarité et d'examens.
• Capacité à produire des tableaux de bord et à analyser des données.

Responsabilités

• Administer les formations de niveau Master.
• Encadrer une équipe de gestionnaires de formation.
• Superviser la gestion administrative des étudiants.

Connaissances

Gestion des équipes

Connaissance de l'enseignement supérieur

Techniques de management

Organisation

Rédaction en anglais

Formation

Connaissance des réglementations de la scolarité

Outils

Outils bureautiques

Logiciels de gestion de scolarité

Description du poste

À propos de nous

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Q

Mission

La Faculté d'économie et de gestion FEG est implantée sur plusieurs sites : Aix-en-Provence, Marseille, Gap et Arles.

La personne recrutée exercera principalement ses missions sur les sites aixois et marseillais de l’UFR (site Pauliane à Aix-en-Provence et site Ilot Bernard Dubois à Marseille). Le poste consiste à administrer un pool de gestionnaires de formation de niveau Master.

Le pôle regroupe un ensemble de formations de niveau Master, soit environ 5 Master 1 et 14 Master 2, dont une partie est organisée en alternance, ainsi que des DESU/CESU et une Licence professionnelles. L’équipe est composée d’une dizaine de gestionnaires de formation et accueille près de 900 étudiants.

Missions Principales

• Le pilotage administratif du pôle et la coordination des activités liées aux formations de niveau Master
• L’animation, l’encadrement et l’accompagnement de l’équipe de gestionnaires de formation
• La supervision de la gestion administrative des étudiants de leur recrutement à leur diplomation
• La coordination des examens, des opérations d’alternance et des interactions avec les équipes pédagogiques
• La participation aux projets transversaux liés au pilotage, à la communication et à la vie de l’UFR

Activités Principales

Encadrement et coordination du pôle

• Encadrer, animer et accompagner l’équipe des gestionnaires de formation.
• Organiser, planifier et superviser l’activité quotidienne du pôle.
• Gérer les dossiers transversaux en lien avec la direction et les services de l’UFR : règlements d’examens, calendriers, EQS, commissions pédagogiques, listes d’étudiants…
• Organiser et coordonner les examens de Master et veiller au bon déroulement des épreuves.
• Garantir l’application des procédures fixées par la DIRFOR et l’UFR, et assurer la veille réglementaire.
• Coordonner, en lien avec le service Formation Continue et Alternance, la gestion administrative des étudiants en alternance.
• Organiser et gérer l’administration de l’école AMSE (département d’enseignement de la FEG) en lien avec la direction de l’UMR du même nom : bourses, doubles diplômes, affectation budgétaire des enseignements, summer school, etc

Supervision de la gestion administrative et de la relation aux étudiants

• Superviser l’accueil, l’information et l’orientation physique, téléphonique et électronique des étudiants et futurs étudiants.
• Superviser la gestion du recrutement des étudiants (candidatures, commissions, admissions).
• Veiller au suivi des inscriptions administratives et pédagogiques.
• Piloter l’élaboration des emplois du temps avec les responsables pédagogiques et les gestionnaires.
• Superviser l’organisation matérielle des examens : planification, collecte des sujets, récupération des copies, saisie des notes, délibérations.
• Suivre les conventions de stage et leurs circuits de validation.
• Superviser la préparation et l’organisation matérielle des jurys (PV, corrections, résultats).
• Assurer le lien entre équipes pédagogiques et étudiants, en appui des gestionnaires.
• Superviser l’organisation logistique des événements du pôle (réunions, conférences, remises de diplômes…).

Ressources humaines (vacataires)

• Coordonner la gestion administrative des vacataires en lien avec les gestionnaires et les services RH de l’UFR : constitution des dossiers, suivi contrats, demande mise en paiements.
• Suivre et mettre à jour le prévisionnel et le réalisé des heures d’enseignement dans l’outil ARES.

Missions transversales

• Contribuer à l’accompagnement des étudiant et à la valorisation des formations (journées de rentrée, portes ouvertes, remises de diplômes).
• Participer aux actions de communication internes et externes.
• Réaliser les enquêtes demandées par l’UFR, concevoir et mettre à jour les tableaux de bord, suivre les indicateurs.
• Participer aux groupes de travail transversaux et aux projets de modernisation des processus.

Conditions particulières d’exercice

• Déplacements réguliers entre les sites d’Aix-en-Provence et Marseille.
• Pics d’activité liés aux périodes d’inscription, d’examens et de jurys.
• En cas d’absence du responsable de Master de l’autre pôle, assure l’intérim de ce dernier

Positionnement hiérarchique

Sous la responsabilité de la directrice administrative de l’UFR et en lien fonctionnel avec le responsable de département de Master

Profil

Vous disposez d’une bonne connaissance de l’enseignement supérieur, de la réglementation de la scolarité et des examens, ainsi que des techniques de management. La connaissance de l’alternance et des vacataires constitue un atout.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et les logiciels de gestion de scolarité, savez produire et analyser des tableaux de bord et rédiger des synthèses claires, y compris en anglais.

Organisé‑e, vous priorisez et pilotez plusieurs dossiers dans un environnement multi‑sites, tout en fédérant les équipes et en accompagnant le changement. Doté‑e d’un excellent sens relationnel, vous faites preuve de rigueur, de fiabilité, de diplomatie et de pédagogie, et appréciez le travail collaboratif.

Un Processus De Recrutement Fluide Et Transparent

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Référence de l'offre : huwv44q9cx