Responsable de la gestion et des services généraux (H/F)

COMPTABILITE EMPLOI; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de gestion à Paris recherche un(e) assistant(e) de direction des services généraux pour superviser les tâches administratives, organiser les travaux, et développer des partenariats avec des hôtels et restaurants. Le candidat(e) idéal(e) doit avoir des compétences en gestion de projets, négociation, et suivi budgétaire. Ce poste requiert une bonne communication et une capacité à gérer la logistique des locaux.

Qualifications

• Expérience en gestion de projets ou services généraux.
• Capacité à négocier des contrats avec des tiers.
• Aptitude à gérer des budgets et suivre des dépenses.

Responsabilités

• Superviser l'organisation des tâches administratives.
• Développer des partenariats avec des hôtels et restaurants.
• Gérer les contrats de maintenance et assurances.
• Assurer la logistique des bureaux.
• Préparer les dossiers pour les audits Qualiopi.

Connaissances

Gestion de projets

Négociation

Suivi budgétaire

Communication

Description du poste

Description du poste

En tant qu’assistant(e) de direction des services généraux, vous aurez pour mission de superviser et d’organiser l’ensemble des tâches administratives liées à la gestion des travaux, des partenariats et des contrats, en lien direct avec les équipes internes.

Missions principales

1. Gestion des travaux : Élaborer des tableaux de bord de l’activité de l’entreprise concernant les travaux, incluant le suivi budgétaire et financier des projets. Assurer le suivi des devis et factures travaux : validation, envoi au prestataire, enregistrement interne, rapprochement et mise en paiement. Mise en paiement des quittances de loyers pour les locaux des campus et gestion des factures prestataires des services généraux (maintenance, ménage, copieurs, etc.).
2. Gestion des partenariats (Hôtels, Restaurants) : Développer et négocier des partenariats avec des hôtels et restaurants pour les événements internes de l’entreprise. Renouveler annuellement les contrats corporate avec les hôtels partenaires et négocier les tarifs. Assurer la collaboration pour les réservations de chambres et événements internes spécifiques.
3. Gestion des contrats de maintenance et assurances : Suivre les contrats de maintenance : réception, gestion des échéances, et mise en comptabilité des factures (entretien, réparations, contrats annuels). Validation et approbation des devis/contrats pour les prestations de maintenance. Gérer les sinistres : suivi des sinistres jusqu’au remboursement de l’assurance, envoi des attestations RC aux différents campus. Gérer les déclarations dégât/vol.
4. Gestion des locaux et du bureau AD : Gérer la logistique des bureaux (attribution des badges, des casiers, suivi des interventions techniques et des besoins logistiques). Veiller à la bonne tenue du bureau et au bon fonctionnement des équipements (copieurs, matériel informatique, etc.).
5. Préparation des audits Qualiopi : Préparer et mettre à jour les dossiers nécessaires pour les différents audits Qualiopi. Mise à jour des dossiers.