Responsable administratif (bénévole)

Bleu Paris Festival; Paris; Hybride; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un festival indépendant basé à Paris recherche un·e bénévole chargé·e de gestion administrative et secrétariat pour accompagner l’équipe dans l’organisation de sa 4ᵉ édition. Les responsabilités incluent la gestion de la boîte mail officielle, le suivi des échéances administratives, et le soutien organisationnel. Le candidat idéal doit faire preuve d’autonomie, avoir un bon sens de l’organisation et des compétences avec les outils numériques comme Google Drive.

Prestations

Développer des compétences en gestion administrative culturelle

Intégrer une équipe dynamique

Participer à un festival en pleine expansion

Qualifications

• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer son temps efficacement.
• Avoir un sens aigu de l’organisation et de la fiabilité.
• Compétences numériques et confort avec Google Drive.

Responsabilités

• Gérer la boîte mail officielle et vérifier les e-mails.
• Assurer la gestion administrative courante et le suivi des échéances.
• Récupérer et centraliser les informations des films soumis.
• Préparer et organiser les réunions internes.

Connaissances

Autonomie

Sens de l’organisation

Aisance avec Google Drive

Intérêt pour le cinéma et les projets culturels

Description du poste

🎬 Le Festival Bleu Paris – événement dédié au court-métrage autour de la couleur bleue – recherche un(e) bénévole Chargé·e de gestion administrative & secrétariat pour accompagner l’équipe dans l’organisation de la 4ᵉ édition, qui aura lieu le 7 mars 2026 au cinéma L’Arlequin.

🌟 Responsabilités :

• Gestion de la boîte mail officielle
  • Vérification régulière des e-mails (moins de 10 par mois)
  • Classement simple et transmission des messages importants
  • Courtes réponses lorsque c’est nécessaire (consignes données)
• Gestion administrative courante
  • Suivi des échéances administratives (statuts, AG, PV, bilan en juin)
  • Mise à jour des documents à signer
  • Rangement et mise à jour du Google Drive
  • Organisation du dossier comptabilité : factures reçues & justificatifs de notes de frais
  • Premier lien avec la comptable à partir de mai (faible volume : 2–3 factures/mois)
• Gestion des films inscrits
  • Récupération et centralisation des informations des films soumis
  • Mise à jour du fichier selon le modèle des éditions précédentes
  • Extraction des données depuis FilmFreeway / FestHome / FilmFest (avec l’aide de la présidente)
  • Archivage des données des années précédentes
• Soutien organisationnel (en lien direct avec la RH et la Présidente)
  • Préparation des réunions internes (ordre du jour)
  • Suivi des bénévoles
  • Mise à jour des listes et des fiches de poste
  • Suivi des contrats symboliques de bénévolat

✅ Critères de réussite :

• Organisation claire et rigoureuse
• Circulation fluide des informations
• Dossiers à jour et facilement accessibles
• Soutien administratif fiable au quotidienContribution positive au fonctionnement de l’équipe

🔎 Profil recherché :

• Grande autonomie
• Sens de l’organisation et de la fiabilité
• Aisance avec Google Drive & outils numériques
• Intérêt pour le cinéma et les projets culturels

Disponibilité : 3 à 4 heures/semaine, organisation flexible

Basé(e) à Paris

📅 Modalités :

• Mission bénévole à distance et en présentiel
• Travail principalement sur WhatsApp, Google Drive et en visio
• 1 réunion par semaine en janvier-février (1 sur 2 se fait en présentiel)
• Charge plus élevée entre décembre et février
• Présence indispensable le 7 mars 2026
• Engagement souhaité jusqu’à juillet 2026

🎁 Pourquoi rejoindre l’équipe ?

• Participer à un festival indépendant en pleine expansion
• Développer des compétences concrètes en gestion administrative culturelle
• Intégrer une équipe bienveillante, dynamique et passionnée
• Contribuer à la réussite d’un événement unique autour de la couleur bleue ✨

📩 Intéressé(e) ?

Envoyez-nous votre candidature ! Nous avons hâte de vous accueillir au sein de l’équipe du Festival Bleu Paris 💙