Accueil / Standard puis Formaliste

Initiatives Vercors; Payonère; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un office notarial recherche un(e) agent d'accueil et formaliste évolutif. Le contrat commence par un remplacement standardiste suivi d'une formation au poste de formaliste. Les candidats doivent avoir une formation juridique appréciée et une solide expérience administrative. La rémunération est selon profil, et une intégration progressive est assurée. Envoyez votre CV et lettre de motivation à celine.doznotaires.fr pour postuler.

Prestations

Environnement de travail stable

Formation complète assurée

Qualifications

• Formation juridique ou notariale appréciée mais non indispensable.
• Expérience significative dans un poste nécessitant rigueur et respect des procédures.
• Aisance avec les outils informatiques est essentielle.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique des clients et gestion des messages.
• Intervention sur les formalités postérieures aux actes notariés.
• Gestion documentaire des dossiers liés aux formalités.

Connaissances

Rigueur administrative

Aisance avec les outils informatiques

Capacité d’apprentissage et d’adaptation

Sens de la confidentialité

Formation

BTS Notariat

DUT Carrières juridiques

Licence professionnelle

Outils

Word

Excel

Description du poste

Offre d’emploi – Accueil / Standard puis Formaliste (évolution progressive)

Dernière mise à jour : 15 janvier 2026

Contrat : CDD à temps plein puis mi-temps, évolutif en CDI à temps plein
Lieu : Office notarial de VILLARD-DE-LANS (Isère) 158 avenue Général de Gaulle.
Prise de poste : 30 mars 2026.

Organisation du poste et perspectives d’évolution

Notre office notarial recrute une personne dans le cadre d’un parcours évolutif en deux étapes, offrant une intégration progressive au sein de l’étude et une véritable perspective de poste pérenne.

Phase 1 : Remplacement congé maternité – Accueil / Standard

Durée : Du 15 mars 2026 au 1 janvier 2027 – Temps plein

Vous assurerez le remplacement d’une standardiste / agent d’accueil pendant un congé maternité, avec une période de passation et d’adaptation de deux semaines avec la personne remplacée.

Responsabilités – Phase 1 (Accueil & Standard)

• Accueil téléphonique et physique des clients
• Réception et orientation des appels vers les notaires et collaborateurs
• Prise de messages et gestion des urgences
• Gestion des agendas et fixation des rendez‑vous des notaires
• Gestion de la boîte mail générale de l’étude
• Ouverture de dossiers informatiques
• Réalisation des copies d’actes (anciens actes et actes nouvellement signés)

Phase 2 : Formation au poste de formaliste

À compter du 1 janvier 2027 – Mi‑temps (durée maximum de 18 mois)

À l’issue du remplacement, le contrat évoluera vers un CDD à mi‑temps dédié à une formation complète au poste de formaliste, en vue du départ à la retraite de la formaliste actuelle.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec elle afin d’assurer une transmission progressive des compétences et des procédures.

Responsabilités – Phase 2 (Formaliste aux formalités postérieures)

• Intervention sur l’ensemble des formalités postérieures à la signature des actes notariés
• Préparation et dépôt des formalités auprès des organismes compétents :
• Service de la publicité foncière
• Services fiscaux
• Greffe du tribunal
• Mairies et autres administrations
• Vérification de la conformité des actes et des pièces avant transmission
• Suivi des retours administratifs, gestion des rejets et corrections
• Respect et contrôle des délais légaux
• Tenue des tableaux de suivi des formalités en cours
• Classement, archivage et gestion documentaire des dossiers
• Édition et conservation des copies exécutoires et authentiques
• Gestion du courrier et des échanges liés aux formalités
• Échanges réguliers avec les notaires et collaborateurs pour le suivi des dossiers
• Relations avec les administrations, organismes publics et partenaires
• Appui ponctuel sur d’autres missions administratives de l’étude

Évolution du poste (à partir de 2028)

• Gestion autonome du service formalités
• Organisation et planification des formalités postérieures
• Suivi complet des actes jusqu’à leur finalisation
• Interlocuteur(trice) direct(e) des organismes institutionnels

Profil recherché

• Formation juridique ou notariale appréciée (BTS Notariat, DUT Carrières juridiques, Licence professionnelle …), non indispensable
• Expérience significative dans un poste nécessitant :
• Rigueur administrative
• Respect des procédures
• Suivi de dossiers (immobilier, juridique, banque, assurance, administration, etc.)
• Aisance avec les outils informatiques (Word, Excel, logiciels métiers)
• Capacité d’apprentissage et d’adaptation
• Sens de la confidentialité, du travail en équipe et de la communication interne

Conditions

CDD évolutif selon les phases décrites
Formation complète assurée en interne
Évolution en CDI à temps plein
Rémunération selon profil et expérience
Environnement de travail stable, bienveillant et formateur.

Veuillez adresser votre CV et lettre de motivation à l’adresse suivante : celine.doznotaires.fr