Office manager h / f (CDI)

Y-VOIR; Paris; Sur place; EUR 45 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet de conseil à Paris recherche un(e) Office Manager pour superviser la gestion des bureaux et contribuer à la gestion administrative. Le candidat idéal a au moins 5 ans d'expérience en management de bureau ou assistanat de direction dans un contexte international. Ce poste est essentiel pour garantir un excellent environnement de travail pour les consultants. La maîtrise des outils informatiques, notamment ERP et Excel, est obligatoire.

Qualifications

• Au moins 5 ans d'expérience en tant qu'assistant de Direction Générale ou Office Manager.
• Contexte international souhaité, idéalement en cabinet de conseil ou start-up.

Responsabilités

• Permettre aux consultants de travailler dans les meilleures conditions.
• Gérer l'accueil des invités et le courrier.
• Organiser des événements internes.
• Produire des reportings et suivre les KPI.
• Gérer le processus d'achats et la facturation.
• Administrer le personnel et les recrutements.

Connaissances

Aisance relationnelle

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Maîtrise des outils informatiques

Outils

ERP

Excel

Description du poste

Petit cabinet de conseil en management créé en 2014, la société compte 35 collaborateurs, elle est présente à Paris et à New York et elle recherche son / sa nouvel.le Office Manager qui est au coeur de la vie de l'entreprise.

Le rôle de l'Office Manager est de :

• permettre aux consultants.es du cabinet de travailler dans les meilleures conditions possibles
• faire vivre la culture et les valeurs de l'entreprise au quotidien
• accompagner les dirigeants sur divers sujets administratifs.

En étroite collaboration avec le DAF et le Comité de Direction :

Vous Gérez le lieu de l'entreprise, gestion des bureaux :

• Gestion / archivage du courrier et de l'accueil invités (clients, partenaires, candidats en processus de recrutement...)
• Gestion des locaux, des différents prestataires de services généraux et maintenance des équipements
• Organisation des évènements internes (réunions mensuelles, séminaires...)

Vous contribuez à la gestion administrative de l'entreprise :

• Gestion administrative et le contrôle de gestion sous la supervision d'un DAF
• Production hebdomadaire de reportings de suivi de l'activité (notamment suivi du staffing, de la production et de la facturation)
• Participation à la production et au suivi des KPI d'activité
• Gestion du processus achats dans l'ERP (suivi des ordres d'achats et enregistrement des pièces comptables associés)
• Suivi de la facturation et du recouvrement client
• Classement et archivage de la documentation administrative de l'entreprise
• Gestion administrative du personnel : gestion des recrutements, onboarding / offboarding, préparation des contrats, collecte et suivi des dossiers du personnel, gestion de la paie, gestion des absences et suivi des notes de frais, ...
• Organisation et suivi des formations internes
• Support administratif pour les appels d'offre, référencement et contrats clients...

Fort d'une expérience réussie d'au moins 5 ans sur des postes d'assistanat de Direction Générale dans un contexte international et / ou d'Office Manager en cabinet de conseil, d'avocats ou de start-up, vous avez démontré votre efficacité en matière :

• Aisance relationnelle, sens du service et disponibilité
• Organisation, anticipation, initiative
• Rigueur, méthode et maîtrise de l'orthographe
• Polyvalence et curiosité
• Écoute et disponibilité
• Maitrise des outils informatiques (ERP et Excel notamment)