Office Manager – H/F

Malherbe Paris; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une agence créative internationale recherche un Office Manager à Paris. Vous serez responsable de l'accueil des clients, de la gestion administrative, et du suivi des services généraux. Le candidat doit avoir un BTS en Administration, être rigoureux, organisé, et parler anglais couramment. Ce poste est à pourvoir immédiatement en CDD.

Qualifications

• Formation minimale de Bac +2/3 en Administration, Comptabilité ou Gestion.
• Sens aigu de l'organisation et rigueur dans le travail.
• Capacité à utiliser des outils logiciels modernes.

Responsabilités

• Accueillir clients et visiteurs, gérer le standard.
• Effectuer le dispatching du courrier et gérer les envois.
• Assurer l'intendance de l'agence et la gestion des fournisseurs.
• Suivre la maintenance informatique et les achats de matériel.
• Assister le service des ressources humaines dans la planification.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Maîtrise du Pack Office

Anglais courant

Formation

BTS Assistant de Direction

Outils

Pack Office

Google Workspace

Description du poste

Overview

MALHERBE PARIS est une agence créative indépendante et internationale (Paris, Shanghai et New York), à la croisée de l’art et du commerce, leader dans le design retail, l’hôtellerie et la création digitale. Nous collaborons avec les plus grandes marques mondiales sur des stratégies de design et de retail (Hennessy, Dior, Sephora, L’Occitane, Krug, Cartier, Mandarin Oriental, etc.). Depuis plus de 30 ans, nous affirmons la singularité de la culture française et imaginons de nouvelles expériences d’achat en combinant une approche créative fondée sur l’élégance, l’innovation et la liberté d’expression. Cette vision s’applique à une multitude de secteurs du retail : hôtellerie et restauration, spas, cosmétiques, joaillerie, grands magasins, centres commerciaux, grande distribution, alimentation & boissons, travel retail, etc.

Pour en savoir plus : https://www.instagram.com/malherbeparis/

Poste

En tant que Office Manager, vous serez le point d’entrée de l’entreprise. Travaillant en étroite collaboration avec la direction, la comptabilité et les ressources humaines, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’organisation. Ce poste demande rigueur et organisation, souplesse et polyvalence, sens des priorités et du service, et une personnalité souriante, diplomate, discrète et disponible. L’anglais courant est indispensable.

Informations sur le poste

Type de contrat : CDD

Poste à pourvoir immédiatement

Localisation : Malherbe Paris, 64 rue de Rome 75008 Paris.

Responsabilités

• MISSIONS
• Accueil – standard : Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages; assurer le premier niveau de contact entre le service et l’extérieur; transmettre ou filtrer les communications téléphoniques.
• Administratif : Effectuer le dispatching du courrier et des colis, affranchissement; gérer les coursiers, livraisons et envois (Fedex…); mettre à jour des documents administratifs; archiver et classer les documents; assister la direction administrative et financière.
• Services généraux : Assurer l’intendance de l’agence avec les prestataires extérieurs (ménage, électricité, climatisation, hygiène, distribution café/eau, copieurs, syndic…); gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau et d’hygiène et les commandes après accord de la direction.
• Gestion et suivi IT : Identifier les achats de matériel et logiciels; piloter le suivi de la maintenance informatique avec le prestataire; mise en place et activation des plateformes informatiques pour les arrivées/départs des collaborateurs (Gmail, Sigilium, Box…)
• Assistance Service RH : Planification et suivi des visites médicales; mise en place et activation de Lucca pour la gestion des congés; inscription et désinscription des collaborateurs à la mutuelle de l’entreprise.

Compétences

• Formation BTS Assistant de Direction / Hôte(esse) d’accueil Bac +2/3 Administration / Compta / Gestion
• Sens de l’organisation, rigueur et polyvalence
• Maîtrise des outils logiciels et bureautiques (Pack Office, Suite Google Workspace…)
• Anglais courant indispensable