OFFICE MANAGER H / F

L&A Partners; France; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de courtage en assurance recherche un office manager H/F pour rejoindre leur équipe dynamique à Paris. Le candidat retenu devra organiser les réunions, gérer les déplacements et maintenir des relations solides avec les fournisseurs. Des compétences organisationnelles et de communication excellentes sont essentielles pour réussir dans ce rôle. Ce poste est à temps plein et permanent.

Qualifications

• Expérience réussie en tant qu'office manager ou dans un poste similaire.
• Capacité à gérer plusieurs membres de l'équipe de direction.
• Excellentes compétences en gestion des déplacements et de l'agenda.

Responsabilités

• Organiser les réunions et gérer les réservations de salles.
• Préparer les supports de communication pour les réunions.
• Organiser les déplacements locaux et internationaux.
• Gérer les archives et s'assurer de la conformité des processus administratifs.
• Gérer les notes de frais et factures.

Connaissances

Compétences organisationnelles

Compétences en communication

Souci du détail

Flexibilité

Capacité à travailler avec des équipes de direction

Description du poste

Overview

OFFICE MANAGER H / F

COURTAGE NON VIE

Réf : 787

Localisation : Paris centre

Parution : 26 / 03 / 2025

L&A Partners est un cabinet spécialisé dans la recherche de cadres et dirigeants en Assurance.

Dans le cadre d'un poste à pourvoir chez l'un de nos clients, compagnie internationale dans le secteur du courtage en réassurance non vie, un office manager H / F.

Rattaché au directeur général vous aurez pour missions :

• L'organisation des réunions (avec les clients ou autres), la réservation de salles, gestion des réservations au restaurant avec les clients
• Préparation des supports de communication en amont des réunions avec les clients
• Organiser les déplacements locaux et internationaux, y compris la gestion des formalités visa, préparation des itinéraires, réservation des hôtels
• Préparation des notes de service : préparer et mettre en forme l'information pour une diffusion interne et externe. Cela peut inclure la rédaction de courriers et de notes de service, la création de présentations, la transcription de dictées, la révision, la relecture et la recherche sur Internet
• Gestion des archives : gérer les systèmes de classement papier et électronique. S'assurer que tous les processus administratifs sont conformes aux exigences de l'entreprise, légales ou réglementaires et évolutifs, en recourant autant que possible à l'automatisation
• Gestion des notes de frais / remboursements et factures
• Transmission des informations comptables / relais au niveau des opérations comptables avec l'international
• Poste avec une forte orientation client : vous serez la vitrine de la société en adoptant un comportement équitable et éthique avec tous les clients (internes et externes)
• Maintenir un portefeuille de fournisseurs privilégiés, par exemple pour les services d'hôtellerie et de conférence, les services de taxi et les restaurants
• Développer des relations solides avec les fournisseurs
• Négocier avec eux afin d'obtenir le meilleur équilibre qualité-service-prix

Profil recherché

Nous recherchons une personne motivée et enthousiaste, forte d'une expérience réussie et d'une solide expérience dans l'accompagnement de plusieurs membres de l'équipe de direction, capable de travailler avec flexibilité et efficacité, en adéquation avec les besoins de l'entreprise et des parties prenantes. Le / la candidat(e) retenu(e) aura l'opportunité de rejoindre notre organisation dynamique, dynamique et à temps plein, à titre permanent. Il / Elle devra posséder d'excellentes compétences organisationnelles et de communication, ainsi qu'un grand souci du détail.

Le / La candidat(e) retenu(e) sera chargé(e) d'apporter un soutien exécutif à un maximum de trois membres de l'équipe de direction, notamment en matière de gestion de l'agenda et des déplacements.