Office Manager - Conseil & Pilotage Administratif H / F

SOMA; Vanves; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet de conseil spécialisé dans la Data recherche un(e) Office Manager pour optimiser les activités de pilotage administratif, financier et commercial. Le candidat idéal aura un Bac +2 à Bac +5, avec 2 ans d'expérience dans un rôle similaire. Vous serez responsable de la facturation, de l'administration des ventes et de la coordination des événements. Une maîtrise des outils comme Excel et PowerPoint est essentielle pour réussir dans ce poste.

Qualifications

• 2 ans d'expérience minimum sur un poste similaire, idéalement en cabinet de conseil ou ESN.
• Capacité à mener plusieurs missions avec efficacité.
• Force de proposition et orientation solutions.

Responsabilités

• Suivi des CRA et facturation.
• Administration des ventes et gestion des contrats.
• Pilotage des tableaux de bord et suivi des KPI.
• Support aux équipes commerciales dans les réponses aux appels d'offres.
• Coordination des événements internes et externes.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Rigueur

Proactivité

Compétences en gestion de projet

Formation

Bac +2 à Bac +5 en gestion, comptabilité ou assistanat de direction

Outils

Excel

PowerPoint

Google Sheets

Outils CRM ou ERP

Description du poste

Afin d'accompagner la forte croissance de SOMA, cabinet de conseil spécialisé dans la Data, nous sommes à la recherche de notre futur(e) Office Manager pour structurer, suivre et optimiser nos activités de pilotage administratif, financier et commercial.

Ta mission :

En tant qu'Office Manager, tu seras au coeur du fonctionnement de SOMA. Véritable chef(fe) d'orchestre de l'ADV, de la facturation, du pilotage administratif et du suivi des chiffres, tu assureras la coordination entre les équipes business, finance et delivery pour garantir une activité fluide et efficace.

Tes principales responsabilités :

• Suivi des CRA & facturation (régie et forfait) : Centralisation des CRA (Compte Rendu d'Activité), édition des factures, gestion des échéanciers, vérification des données.
• Administration des ventes (ADV) : Création des comptes clients, gestion des contrats, suivi des commandes & des relances.
• Pilotage des tableaux de bord : Construction, mise à jour et diffusion des KPI business, staffing, chiffre d'affaires, rentabilité
• Coordination des chiffres : Suivi des temps, budgets, marges projets, en lien avec les business managers et la direction.
• Support aux équipes commerciales : Préparation des supports, aide à la réponse aux appels d'offres, vérification des données contractuelles.
• Relation clients / relances : Relances clients pour paiements, gestion des litiges factures et demandes administratives.
• Interface avec l'expert-comptable et le cabinet social : Transmission des éléments variables, suivi des charges, contrôle des éléments de clôture.
• Relation avec les consultants et les équipes : Assurer un lien régulier avec les consultants pour répondre à leurs besoins et relayer les informations internes (climat de confiance avec les collaborateurs)
• Organisation d'événements : Participer activement à la préparation et à la coordination des événements internes (team buildings, afterworks) pour renforcer la cohésion / culture d'entreprise. Contribuer à l'organisation logistique des événements externes (meetups, salons, soirées) en lien avec les équipes RH, communication et direction

Profil recherché

• Bac +2 à Bac +5 en gestion, comptabilité, ou assistanat de direction / gestion PME
• Tu as 2 ans d'expérience minimum sur un poste similaire, idéalement en cabinet de conseil ou ESN
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel (formules, TCD, tableaux de suivi) et PowerPoint (présentations structurées et percutantes), Google Sheets, outils CRM ou ERP (BoondManager est un plus)
• Tu es rigoureux(se), proactif(ve), tu sais jongler entre plusieurs missions avec bonne humeur et efficacité
• Tu es force de proposition, orienté(e) solutions et tu fais parler les chiffres