Office Manager - 20h /semaine – gestion administrative et logistique)

Intermèdes; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise située en Nouvelle-Aquitaine recherche un(e) Office Manager pour gérer l'administration et la logistique au siège. Vous serez responsable de l'accueil des visiteurs, de l'onboarding des nouveaux employés et de la gestion des fournitures de bureau. Le candidat idéal a 2 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire et possède des compétences en organisation et en outils bureautiques.

Qualifications

• Sens de l’organisation et des priorités.
• Autonomie et rigueur.
• Expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire souhaitée.

Responsabilités

• Gestion administrative des contrats et factures.
• Organisation logistique et gestion des fournitures de bureau.
• Onboarding et offboarding des nouveaux employés.

Connaissances

Sens de l’organisation

Autonomie

Rigueur

Bon relationnel

Polyvalence

Proactivité

Maîtrise de SharePoint

Utilisation de Teams

Compétences en Excel

Formation

Bac +2/3 minimum (BTS Assistant de gestion, Licence pro management)

Description du poste

Votre rôle

En tant qu’Office Manager, rattaché·e à la Directrice Financière, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de notre siège. Vous serez responsable de la gestion administrative, logistique et de l’organisation des espaces de travail, tout en assurant un accueil chaleureux et un onboarding efficace des nouveaux collaborateurs.

Le temps de travail s'entend sur les 5 matinées de la semaine.

Missions principales

• Gestion administrative : gestion des contrats courrier (affranchissement, collecte), classement, gestion des contrats fournisseurs. Vérification des factures et transmission au service comptable.
• Gestion du bureau : commande et gestion des fournitures, suivi des prestataires (nettoyage, maintenance…), gestion des équipements et locaux. Accueil des visiteurs et réception des livraisons.
• Gestion du parc informatique : tenue du dashboard des équipements bureautiques (PC, casque, …) et suivi de la résolution des tickets ouverts. Mise à jour des mailing lists.
• Onboarding/ Offboarding : préparation du poste de travail (PC, accessoires et accès ), coordination du kit d’accueil et accueil des nouveaux arrivants. Assurer le retour du matériel et la clôture des accès.
• Vie d’équipe : support à l'organisation d’événements internes, coordination entre les équipes siège, agence et télétravail.

Compétences Requises

• Sens de l’organisation et des priorités, autonomie et rigueur. Orienté solution.
• Bon relationnel, polyvalence et proactivité.
• Maîtrise des outils bureautiques (SharePoint, application collaborative type Teams et Trello, MS Office, notamment tableur Excel).

Formation et Expérience

• Bac +2/3 minimum (type BTS Assistant de gestion, Licence pro management ou équivalent)
• Expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire souhaitée

Un entretien visio avec la directrice administrative et financière. Une entrevue avec le Directeur Général.